Assisant·e Administratif·ve H/F

Diaconat de Bordeaux

DESCRIPTIF DU POSTE :
Dans un rôle central d'appui aux directions Habitat et Asile/intégration, l'assistant.e administratif.ive contribue au bon fonctionnement administratif, organisationnel et transversal des établissements et services.

L'assistant.e administratif.ive assure a ce titre :
Une participation active à la gestion administrative, technique et comptable,
Un appui à la direction des établissements et services,
Un rôle de référence sur la gestion des ressources humaines.

1. LA GESTION ADMINISTRATIVE, TECHNIQUE ET FINANCIERE
Gestion administrative:
-Gérer les boites mails génériques
-Traiter la réception et la diffusion des courriers et des informations
-Organiser les rendez-vous, les réservations d'espaces, les réunions, les comités et les évènements
-Assurer la gestion documentaire
-Rédiger des courriers, notes, comptes-rendus, synthèses et rapports
-Réaliser des tableaux de bord et du reporting

Gestion technique:
-Réaliser les commandes courantes et en assurer leurs suivis
-Assurer le suivi administratif des contrats de location, de fluides, de maintenance et de prestations diverses
-Contrôler les échéances, les factures, les renouvellements et assurer le classement des contrats

Gestion comptable:
-Participer à la bonne tenue des caisses et en assurer le suivi
-Collecter et transmettre les pièces comptables
-Ventiler les factures et effectuer la saisie sur le logiciel dédié dans le respect des procédures en vigueur

2. L'APPUI A LA DIRECTION
-Analyser des dossiers et réaliser des synthèses
-Participer à la rédaction de dossiers métiers et de projets nouveaux
-Préparer et fiabiliser des données à destination des financeurs et/ou de partenaires institutionnels
-Structurer et transmettre des informations internes et externes selon les consignes de la direction
-Assurer l'interface administrative entre le siège social, les établissements et services et les partenaires extérieurs
-Veiller à bonne diffusion des documents et informations nécessaires aux services concernés

3. LA REFERENCE RH
Administration du personnel / des ressources humaines:
-Organiser le processus de recrutement dans le strict respect de la procédure en vigueur
-Réaliser la déclaration préalable a l'embauche
-Rédiger et assurer la complétude de l'ensemble des éléments contractuels de travail sur la base des trames existantes et dans le strict respect des procédures en vigueur
-Assurer la gestion du registre du personnel
-Renseigner les outils métiers et transmettre les données fiables au service RH
-Organiser le suivi de l'ensemble des rendez-vous obligatoires dont la médecine du travail
-Assurer la bonne tenue des dossiers individuels
-Communiquer et rendre compte au service RH
-Assurer la bonne tenue des tableaux d'affichage sur les différents sites
-Transmettre au service RH toute sollicitation individuelle non traitée

Eléments de paie:
-Collecter, contrôler et transmettre les éléments variables de paie selon le planning préétabli
- Fiabiliser les données de paie
-Mettre à jour les contrats salariés et les plannings de travail et saisir tout élément variable
-Assurer le suivi de la gestion du temps de travail
-Gérer le suivi des CET
-Gérer le suivi des tickets restaurants et des abonnements
-Gérer le volet administratif du télétravail selon la charte en vigueur
-Assurer les affiliations mutuelle et tout changement sur l'espace en ligne dédié
-Assurer le suivi complet des IJSS et de la prévoyance
-Procéder à la gestion des SDTC

Plan de Développement des Compétences (PDC)
-Participer à l'élaboration, a l'organisation, au déploiement et au suivi du PDC annuel
-Adresser les demandes de prise en charge a l'OPCO