Assistant de Direction - Office Manager H/F

RH Performances

Dans le cadre de son développement, Codage recrute un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager, véritable bras droit de la direction, garant(e) de la bonne coordination administrative, organisationnelle et opérationnelle de l'entreprise.

À ce poste clé et transversal, vous travaillez en proximité directe avec la direction, en soutien à la prise de décision et à la fluidité du fonctionnement interne, tout en étant un point d'appui fiable pour les équipes.

VOS MISSIONS

Support stratégique & coordination de la direction

- Assister la direction au quotidien : gestion des agendas, priorisation des sujets, organisation des réunions, suivi des actions et coordination des interlocuteurs internes et externes
- Préparer les documents d'aide à la décision : notes de synthèse, tableaux comparatifs, présentations, reporting
- Structurer et sécuriser la gestion documentaire, la correspondance et les process administratifs liés à la direction
- Être un relais de confiance entre la direction et les équipes, en assurant une communication fluide et efficace, y compris en anglais lorsque nécessaire

Pilotage administratif & organisation interne

- Superviser et optimiser les processus administratifs transverses afin d'assurer un fonctionnement fluide de l'entreprise
- Coordonner les prestataires et partenaires externes (assureurs, courtiers, organismes sociaux, fournisseurs, médecine du travail)
- Être l'interlocuteur(trice) central(e) sur les sujets administratifs du quotidien et accompagner les équipes dans la résolution des problématiques opérationnelles

Assurances, mutuelle & prévoyance (pilotage et optimisation)

- Gérer les relations avec les courtiers et assureurs (mutuelle, prévoyance, responsabilité civile, risques professionnels, assurances laboratoire)
- Réaliser des comparaisons d'offres, analyser les garanties, coûts et niveaux de service, et formuler des recommandations à la direction
- Assurer le suivi des contrats : mises à jour, relances, obligations, renouvellements et conformité
- Être le point de contact interne pour les collaborateurs sur ces sujets, avec une approche pragmatique et orientée solution

Suivi santé au travail & obligations associées

- Organiser et assurer le suivi des visites médicales (embauche, périodiques, reprises), en lien avec la médecine du travail
- Veiller au respect des obligations légales en matière de santé et sécurité au travail
- Centraliser et fiabiliser les informations et échéances liées au suivi médical des collaborateurs

Appui RH (en support)

- Assurer le suivi administratif RH : dossiers du personnel, onboarding, formations, obligations sociales
- Coordonner les aspects administratifs liés au recrutement et à l'intégration, en lien avec la direction
- Apporter un appui opérationnel aux collaborateurs sur les sujets RH du quotidien

Amélioration continue & structuration

- Identifier et mettre en oeuvre des améliorations de process pour gagner en efficacité, fiabilité et lisibilité
- Contribuer à la structuration de l'entreprise dans un contexte de croissance
- Être force de proposition pour améliorer l'organisation, la collaboration interne et la performance globale

- Formation en administration, gestion, organisation ou équivalent
- Expérience confirmée sur un poste de type Assistant(e) de Direction, Office Manager senior ou Responsable administratif(ve)
- À l'aise dans un rôle de bras droit, avec une vision globale et une forte capacité d'anticipation
- Capacité à analyser, comparer et synthétiser (notamment sur les offres d'assurances et de courtiers)
- Anglais opérationnel à l'oral comme à l'écrit (échanges professionnels, documents, interlocuteurs internationaux)
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
- Sens aigu de l'organisation, discrétion, autonomie et excellent relationnel
- Capacité à gérer des sujets variés, à prioriser et à évoluer dans un environnement en croissance

Créée en 2010, nous sommes une maison de cosmétologie contemporaine convaincue que chaque peau est unique.
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