Assistant de Direction - Ccas d'Epernay H/F

Centres communaux d'Action Sociale

Sous l'autorité de la Directrice du CCAS, vous assurez le bon fonctionnement administratif et financier du CCAS et de ses services associés. Vous contribuez à l'organisation des instances, à la gestion budgétaire, au suivi des activités sociales et à l'accueil des usagers. Vos principales missions sont les suivantes :

Préparation et suivi du Conseil d'administration du CCAS :
- Préparer l'ordre du jour, rédiger les projets de délibérations, établir les convocations et assurer l'organisation matérielle des séances du Conseil d'administration ;
- Mettre en forme les délibérations adoptées et assurer leur transmission au contrôle de légalité ;
- Suivre les conventions et diffuser les délibérations aux services concernés ;
- Tenir le registre, rédiger et diffuser les comptes rendus, assurer le classement et l'archivage.
Gestion financière du CCAS :
- Assurer la gestion budgétaire de la Direction du CCAS et de ses différentes directions/services (saisie des prévisions budgétaires) ;
- Réaliser les engagements comptables, les bons de commande et assurer le suivi des factures ;
- Gérer les demandes de subventions aux associations (réception et instruction des dossiers, suivi via tableau de bord, préparation des délibérations et courriers, engagements financiers) ;
- Participer à la gestion patrimoniale du CCAS (bois, vignes, terres agricoles) ;
- Assurer la responsabilité de la régie d'avance du CCAS.
Gestion de la relation usagers et secrétariat :
- Assurer la gestion multicanale de la relation usagers du CCAS (accueil téléphonique, courriels, courriers, formulaires en ligne) ;
- Assurer le secrétariat et le soutien administratif des Directions du CCAS.
Participation au fonctionnement de la Maison de la Solidarité et de l'Éducation :
- Assurer un appui au pôle Accueil de la MSE et aux services du CCAS afin de garantir la continuité du service ;
- Gérer les stocks et commandes de fournitures administratives et d'entretien ;
- Veiller au bon fonctionnement du bâtiment en lien avec la Direction (suivi de l'entretien, interventions et travaux) ;
- Assurer l'organisation matérielle des réunions.
Participation à la veille sociale et au suivi d'activité :
- Tenir et actualiser les tableaux de bord nécessaires au rapport d'activité du CCAS ;
- Recueillir et suivre les données statistiques utiles à l'analyse des besoins sociaux.
Secrétariat du service Action sociale du CCAS :
- Établir les convocations des bénéficiaires des Contrats d'Engagement Réciproque (CER) et assurer le traitement administratif des décisions (CER, FSL) via le logiciel Millésime ;
- Gérer les aides financières (rédaction des décisions et courriers, saisie des engagements, suivi des tableaux de bord) ;
- Organiser et piloter l'archivage du service ;
- Assurer l'administration du logiciel Millésime (paramétrage et suivi).