Assistant - Assistante de Direction H/F

Burlet - Robin

Missions principales :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant et des techniciens
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement la clientèle
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (compte rendu réunion de chantier, préparation des rendez-vous etc)
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
- Préparation des dossiers techniciens chantier
- Réceptionner et trier le courrier et les mails / classement
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Reporter les devis signés, ainsi que les chantiers à planifier
- Facturations clients
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables, réceptionner et vérifier la conformité des livraisons.
- Vérifications factures fournisseurs / pointage BL
- Communication et gestion des réseaux sociaux (facebook, Instagram.)
- Effectuer des supports de communication (présentation entreprise pour réunion de réseau)
- Participer à l'organisation et la gestion des formations.
- Réaliser un suivi administratif du personnel. (Visite médicale, mutuelle, congés payé etc), recrutement si nécessaire.
- Gestion Flotte automobile
- Gestion des dossiers de qualifications (RGE + QualifELEC)
- Gestion des dossiers d'aides CEE et Ma Prime Renov
- Gestion des inscriptions salon / foire
- Saisie + transfert d'éléments pour envoi cabinet comptable
- Relation fournisseurs
- Gestion des appels d'offres
- Gestion et suivi des contrats d'entretiens

Connaissance :
- Maitrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
- Logiciel EBP
- Expérience similaire souhaitée

Compétences recherchées :
- Dynamisme
- Esprit d'initiative
- Organisation et rigueur
- Polyvalence