Hote d'Accueil - CDI - Smabtp Dijon H/F SMABTP

- Accueil - standard - services généraux :
- Réceptionner les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs ; identifier les interlocuteurs et déterminer l'objet de la demande.
- Faire patienter dans les meilleures conditions ; prévenir la personne compétente de la présence du visiteur ; orienter les visiteurs et transmettre les communications.
- Reprendre en ligne les appels sans réponse ; proposer un autre interlocuteur ou prendre un message et le transmettre de façon concise.
- Filtrer les appels en respectant les consignes ; appeler un correspondant extérieur pour un membre de la Société si nécessaire.
- Renseigner les salariés sur les nouveaux numéros de téléphone et de bureau ; contribuer à l'actualisation d'informations utiles (annuaire, organigramme).
- Réaliser des travaux administratifs : classement, photocopies ; réceptionner, trier et distribuer le courrier ; envoyer/réceptionner/distribuer des télécopies.
- Réserver et préparer les salles de réunion ; dactylographier des courriers, documents et notes selon les besoins.
- Assurer la gestion des fournitures du site
- Assurer le suivi des prestataires extérieurs dans l'entretien du site
- Réaliser les relevés d'information à la demande des sociétaires
- Relancer les opérations de recours
- Assistanat de l'expert SOCABAT (AVENSYS, e-CRAC, DARVA) :
- Ouvrir les dossiers d'expertise dans AVENSYS ou e-CRAC et renseigner les informations communiquées.
- Vérifier et mettre à jour les coordonnées des intervenants (adresse, activité...).
- Préparer et envoyer les convocations sur la base des instructions de l'expert (organisation des rendez-vous).
- Envoyer les rapports et lettres d'accompagnement aux assureurs via DARVA et e-CRAC, selon les listes de diffusion communiquées par l'expert ; et au bénéficiaire et aux intervenants selon les listes communiquées par l'expert.
- Classer les documents.
- En outre et de façon non limitative, le ou la titulaire de la fonction peut être amené à exercer d'autres tâches administratives et d'accueil annexes liées à la fonction.