Assistant·e Médico-Administrative H/F AP-HP

Au service des chercheurs et des promoteurs institutionnels et privés dans le domaine de la vaccinologie, le CIC 1417 a les compétences pour la mise en oeuvre des recherches biomédicales depuis l'initiation jusqu'à la valorisation des résultats obtenus :

- Rédaction des documents de l'étude

- Coordination et suivi de la recherche dans le respect des Bonnes Pratiques Cliniques

- Recrutement et suivi des participants à la recherche

- Préparation d'échantillons biologiques (sanguin, muqueux...)

- Exploitation des données en collaboration avec un service de Biostatistique.

Le CIC 1417 a comme principale mission de promouvoir la recherche et les connaissances en vaccinologie. A ce titre, il est un des membres fondateurs du REIVAC.
Vos missions
Activités Principales :

Accueil physique et téléphonique des participants

Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité dans le cadre du SMQ

Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)

Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, examens...)

Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

Tenue à jour du dossier participants

Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

Mission Spécifique CIC:

Organiser les déplacements (congrès, enseignements, réunions et autres missions)

Participer à l'organisation annuelle de la journée Jean Gérard Guillet

Mettre à jour le Fichier National des Volontaires (VRB)

Gestion du fichier électronique des Volontaires

Organiser le remboursement des frais de déplacement ou l'indemnisation des volontaires selon les spécificités de chaque protocole clinique.

Effectuer le contrôle des dossiers (ORBIS, VRB, dossier source) et faire le lien avec les ARC référents

Assurer le suivi des procédures en lien avec les exigences des promoteurs (appels participants et envois de mails pour les reprogrammations, les non réponses ou les résultats) et prise de connaissance du protocole et visite de MEP

Assurer le suivi qualité des visites via questionnaires de satisfaction
Profil recherché
Savoir Faire :
Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Savoir être :
Organisation, méthode et rigueur dans la gestion quotidienne,
Bonne compréhension et rapidité d'exécution,
Respect de la confidentialité et le secret professionnel
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail7h30 par jour - avec 30 minutes de pause déjeunerTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
- Possibilité d'aides à l'installation

- Possibilité de logement temporaire à loyer attractif

- Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé...)

- Places en crèche disponibles

- Self

- Politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances...)

- Remboursement à 75% du titre de transport

- Plateforme «Hoptisoins» : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

Possibilité d'évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L'encadrement est à l'écoute de vos souhaits de carrière

Description de l'hôpitalSitué à Paris (14è arrondissement), il est composé de 3 sites: Cochin, Port-Royal et Tarnier. Il dispose de services de référence tant au plan national qu'international autour de la cancérologie,la périnatalogie, les maladies de système, les maladies auto-immunes, le diabète, l'ophtalmologie, le thorax, l'ostéoarticulaire. Grâce à ses deux plateaux techniques de pointe en biologie et imagerie, l'hôpital Cochin Port-Royal propose une prise en charge innovante à la pointe de la technologie.Référence de l'offre2026-20778