Assistant·e de Direction Action Culturelle Vie Associative et Responsable des Accueils H/F

Communes

Savoir-faire :
- Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou, de l'élu ou l'élue
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue
Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Rédaction et mise en forme de documents administratifs :
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers
- Suivi des projets et activités de la direction ou du service
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service
- Accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
- Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, mise à disposition du matériel, préparation des outils de visioconférence...)

Savoirs socio-professionnels :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale
- Règles rédactionnelles
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Techniques de secrétariat
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Rédaction d'écrits professionnels divers (compte-rendu, note, procès verbal, courrier...)

Savoirs généraux :
- Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
- Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
- Notions de comptabilité analytique
- Missions du service
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités et des partenaires de la structure
- Notions en finances publiques locales