Assistant·e de la Direction Générale des Services H/F

Université Côte d'Azur

Nous recherchons notre futur/e Assistant/e de la Direction Générale des Services (DGS) !

Vous assurerez un appui organisationnel et opérationnel au DGS et à ses adjoints, en assurant la fluidité des activités quotidiennes et en optimisant la gestion administrative.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Rattaché/e hiérarchiquement à la responsable du secrétariat de la Direction Générale des Services (DGS). En parallèle, vous collaborerez étroitement avec le DGS et les 3 DGS adjoints.

Vos missions

1. Appui direct au DGS et aux DGS adjoints
-Vous assurerez la gestion proactive des agendas complexes et mouvants (anticipation, priorisation, arbitrage), en particulier celui des directeurs adjoints
-Vous organiserez les réunions stratégiques et institutionnelles et garantirez leur préparation par les participants (préparation logistique, ordres du jour, suivi des décisions)
-Vous organiserez et piloterez les réunions organisées par la DGS (préparation des ordres du jour, suivi des points, rédactions et diffusion des comptes-rendus), et notamment, vous assurerez le secrétariat de la commission des finances
-Vous préparerez pour le DGS et les DGSA les éléments nécessaires à la conduite de ses réunions
-Vous rédigerez, mettrez en forme et diffuserez notes, comptes rendus, présentations et courriers sensibles
-Vous filtrerez, prioriserez et orienterez les demandes internes/externes pour faciliter la prise de décision
-Vous constituerez un point de relais permanent entre le DGS, les DGS adjoints et les directions/services
-Vous assurerez le lien entre le secrétariat du cabinet et celui de la Direction générale des services

2. Gestion administrative transversale
-Vous serez en charge de la gestion du courrier entrant
-Vous centraliserez et suivrez les échéances importantes (rapports, audits, comités, instances)
-Vous assurerez la circulation fluide et sécurisée de l'information entre les différents niveaux de l'Université
-Vous serez en charge des aspects pratiques de l'intégration des nouveaux arrivants au sein de la DGS (installation bureau, commande du matériel informatique, etc.)
-Vous suivrez les dossiers transversaux et veillerez au respect des délais
-Vous prendrez en charge le suivi de certains projets portés par la DGS et les DGSA
-Vous contribuerez à la préparation et à la logistique des instances (Conseil d'Administration, Conseil académique, instances représentatives des personnels, etc.)
-Vous assurerez le suivi financier du budget de la DGS
-Vous prendrez en charge les bons de commande de la DGS

3. Représentation et interface
-Vous représenterez le DGS et la Direction Générale des Services auprès des partenaires internes et externes
-Vous garantirez une communication fluide et professionnelle en toutes circonstances
-Vous serez l'ambassadeur/d