Chef de Projet Évènementiel Grand Public H/F

RC Strasbourg Alsace

Introduction

Le/La Chef de projet évènementiel grand public aura pour mission, de contribuer au bon fonctionnement de l'activité globale du service événementiel grand public en participant à l'organisation des événements se déroulant dans l'enceinte du stade de la Meinau, jour de match et hors match.
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Il/elle contribue à garantir une expérience spectateur optimale, en coordonnant les équipes terrain, en assurant le suivi opérationnel des actions, et en veillant à l'application fluide des dispositifs humains et techniques.

Rattaché(e) à la responsable évènementiel Grand Public, il/elle travaillera de façon transversale en interne au sein de son service ainsi qu'avec l'ensemble des autres acteurs impliqués dans l'organisation des événements.
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Missions & Responsabilités

* Missions match-day (toutes équipes)

- Planifier et coordonner l'ensemble de la logistique événementielle liée aux matchs : (techniques, organisationnels et matériels).
- Garantir la coordination entre les différents services internes et les prestataires.
-Assurer la coordination opérationnelle des buvettes, et tous points de restauration grand public.
-Assurer la coordination des espaces publics.
-Travailler conjointement à l'élaboration du briefing et à la bonne mise en place des équipes.
-Remonter les besoins matériels/logistiques aux responsables.
-Garantir la bonne application des opérations commerciales et opérations spéciales.

* Gestion de la fan zone
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-Concevoir ou co concevoir de nouvelles expériences spectateurs en lien avec la responsable
-Coordonner la thématisation de la fan zone (mise en scène, ambiance, décorations).
-Piloter les animations grand public (stands, jeux, shows, artistes, mascottes).
-Superviser les prestataires liés aux installations
-Superviser le bon déroulement des animations avant/pendant/après match.

* Animations Pelouse & Protocolaires

-Participer à la coordination opérationnelle des animations terrain d'avant et après-match (protocoles : entrée des joueurs, logo géant, drapeaux, etc...) en lien avec le service.
-Conjointement avec le responsable évènementiel participer au respect du timing, qualité des séquences, coordination optimale avec la régie et des standards du club.

* Missions hors-match grand public

-Gérer et coordonner des événements hors matchs internes :
-Gérer la logistique : choix des lieux, prestataires, restauration, flux, matériel, mise en scène, suivi budgétaire.
-Garantir la satisfaction des clients « internes » et externes partenaires et renforcer leur attachement au club.
-Assurer la présence terrain et le suivi des prestataires pendant l'événement.
-Contribuer à renouveler la proposition et la création de nouvelles idées et formats d'activation familiale et enfant
-Intervenir et coordonner d'autres événements ponctuels ou spécifiques (promotionnels, institutionnels, associatifs, internes).
-S'assurer de la cohérence de l'image du club et de la qualité des activations terrain.

* Gestion des Prestataires & Logistique
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-Assurer le lien opérationnel entre les prestataires : technique, son, vidéo, lumière, animation, restauration sécurité...
-Participer aux réunions préparatoires et aux briefings de production.
-S'assurer du respect des cahiers des charges opérationnels.
-Réaliser un suivi précis des besoins et incidents à remonter au Responsable.

* Suivi et reporting

-Participer à la réalisation des bilans post-événement (retours qualitatifs et quantitatifs).
-Conjointement avec le responsable évènementiel assure un reporting précis au directeur de la production évènementiel après chaque événement :données terrain (flux, temps d'attente, ruptures, satisfactions), retour clients, incidents ou points d'attention
-Proposer des actions concrètes d'amélioration continue.

* Gestion budgétaire

-Participer à la préparation des budgets opérationnels pour les matchs et événements hors match.
-Assurer un suivi rigoureux des dépenses sur son périmètre (animations, logistique, prestations, matériel, consommables).
-Réaliser des devis comparatifs (min. 2 fournisseurs) avant tout engagement, pour garantir le meilleur rapport qualité/prix.
-Proposer des arbitrages pertinents et argumentés (achat vs location, choix des prestataires, simplification de dispositifs).
-Veiller à une optimisation des coûts en lien avec le contrôle de gestion, tout en garantissant une expérience spectateur qualitative.
-Mettre en place des solutions permettant d'optimiser les coûts
-Remonter les alertes budgétaires au Responsable Evènementiel Grand Public et directeur de la Production Evènementiel.
-Tenir à jour les outils internes : tableaux de suivi budgétaire
-Anticiper les besoins matériels et humains afin d'éviter les achats d'urgence et les surcoûts.
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Profil & Compétences

* Expérience dans le monde de l'évènementiel (minimum 3 ans d'expérience)
* Expérience terrain sur jour de match, fan zones ou événements grand public à grande échelle.
* Expérience significative en gestion budgétaire et optimisation des dépenses

Les « savoir-faire » :

- Maitrise des outils pack office
- Relationnel fournisseurs et prestataires
- Capacité managériale avec des prestataires externes
- Suivi budgétaire et reporting
- Capacité à gérer des flux importants

Les « savoir-être » :

- Capacité à bien travailler en équipe
- Rigueur, autonomie et proactivité sur le terrain
- Sens de l'organisation
- Volontaire
- Flexibilité horaire
- Créatif pour proposer des éléments différenciants
- Très bonne communication pour savoir travailler en transverse
- Capacités à gérer des imprévus et à proposer des solutions