Assistant de Direction H/F

Expectra

Descriptif de la mission :
Au sein de la Direction Conception Industrialisation et Transformation Industrielle, le rôle d'assistante de direction consiste à épauler l'assistante principale et à garantir le bon fonctionnement de la direction ainsi que celui des différents départements.
Cette fonction implique la prise en charge de multiples missions, articulées autour de trois axes majeurs : le soutien administratif, la gestion des missions et déplacements, ainsi que la gestion opérationnelle.

1. Soutien administratif
L'assistante de direction assure la gestion de l'agenda du Directeur Conception Industrialisation et Transformation Industrielle. Elle organise les invitations, les réservations de salles et veille à la gestion des priorités calendaires. Elle est responsable de l'organisation des réunions et événements de la direction, ainsi que des séminaires et workshops, auxquels elle participe et dont elle restitue le contenu via des comptes rendus précis.
Elle gère également les espaces de stockage documentaires de la direction, tels que les espaces SharePoint, Teams et NAS, ce qui comprend la gestion des accès, la création de sites, la mise à jour des espaces et la gestion de la volumétrie. L'assistante veille à la mise à jour et à la diffusion des informations et documents divers (notes internes, organigrammes).
Elle occupe, en outre, le secrétariat du Comité de Direction hebdomadaire, assure la rédaction des relevés d'action, le suivi des actions et apporte une aide à la préparation des dossiers.

2. Missions et déplacements:

L'organisation des déplacements professionnels incombe à l'assistante de direction. Elle prend en charge la réservation des voyages et l'organisation logistique des déplacements. Elle s'occupe également des formalités associées, telles que l'obtention de visas ou la gestion des contraintes liées aux pays à risques, et assure l'élaboration des notes de frais à l'issue des missions.

3. Gestion opérationnelle
L'assistante de direction gère les demandes de matériels et immatériels du département (ordinateurs, téléphones, accès à des logiciels, etc.). Elle assure le suivi et le passage des commandes pour la direction via des outils tels que SAP ou Ariba. La gestion du stock et des commandes de fournitures de bureau fait aussi partie de ses responsabilités.
Elle pilote toutes les initiatives relatives aux travaux et améliorations du bâtiment, de la création des demandes au suivi de l'exécution des travaux (demandes DT/DI). Elle prend également en charge les formalités liées à l'accueil des visiteurs et la gestion des accès aux portails WeShare et InShare. Enfin, elle assure le suivi des indicateurs SQCDPI, la mise à jour du BSC, de la Roadmap DI en lien avec l'équipe Progrès et la gestion des accès au SharePoint DI.

Ce poste, basé à EVRY COURCOURONNES est à pourvoir dans le cadre d'une mission d'une durée de 10 mois.

La rémunération brute annuelle est à 31 K€.