Assistante d'Accueil et Gestionnaire de Paie - Cte de Communes Cotes de Champagne et Val de Saulx H/F

Structures de coopération territoriale

Placée sous l'autorité de la directrice des services, l'agent est chargé de l'accueil et de la gestion des paies et du temps de travail.

Volet Accueil
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Rédiger des notes synthétiques
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Volet Secrétariat Général
Gérer le courrier entrant et sortant
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier, assembler ; trier, classer et archiver des documents
Rechercher, synthétiser, présenter et diffuser des informations
Identifier les sources de documentation

Volet Personnel
1-Gestion des dossiers du personnel
Saisir les éléments de gestion administrative du personnel dans le SIRH
Monter les dossiers individuels en préparant les arrêtés de recrutement et les reprises de carrières
Accueillir les nouveaux arrivants
Générer et traiter les arrêtés de carrière sous la supervision de la responsable RH
Préparer et instruire les dossiers retraites
Etablir les documents de fin de contrat
Tenir à jour les dossiers individuels des agents
Assurer la liaison avec le CDG en saisissant les éléments sur la base AGHIRE et en envoyant les arrêtés pour contrôle au CDG
Transmission au contrôle de légalité des actes éligibles
Être le relais du responsable RH sur la communication en diffusant les notes d'information

2-Paies, charges et indicateurs
Préparer et mettre en oeuvre le calcul et l'exécution de la paie par la saisie des éléments
variables mensuels
Lancer les états relatifs à la paie et les contrôler
Élaborer la DSN
Assurer le suivi de remboursement des IJ
Participer au recueil des données pour alimenter le RSU de la collectivité en lien avec le responsable RH
Assurer le suivi des indicateurs mis en place par le responsable RH
Communiquer les états de coût par service sur demande des services

3- Visites Médicales et indisponibilité physique
Demande et suivi des visites
Gestion des arrêts maladie, maladies professionnelles et CITIS
Saisine du Comité Médical
Mise en place des visites obligatoires devant les médecins agréés
Participation à la gestion des situations complexes (reclassements, inaptitudes)

4- Gestion du temps de travail
Gestion du temps de travail, des autorisations spéciales d'absences