Assistant de Direction H/F

Maison Lyon pour L'emploi

Contexte général :
L'Assistant(e) de direction est placé.e sous l'autorité des directeurs.rices.
Son activité est centrée sur la gestion administrative des instances des deux structures : Mission Locale de Lyon et ALLIES.
Rattaché(e) à la direction, il/elle intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées aux activités :

- Secrétariat de direction
- Gestion du courrier (arrivée et départ + mails - messageries électroniques génériques), organisation de l'agenda, des rendez-vous,
- Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil,
- Organisation de réunions impliquant les directeurs généraux (calendrier, ordre du jour, compte-rendu, buffet.),
- Préparation de dossiers, mis à jour et en forme de documents,
- Lien avec le Comité de direction et avec les partenaires notamment institutionnels et les instances partenaires nationales et locales,
- Organisation des déplacements et suivi des notes de frais de la direction,
- Gestion et veille de l'arborescence informatique et des contacts Outlook.

- Gestion des instances
- Organisation des instances : Bureaux, Conseils d'administration et Assemblées Générales (planification, organisation, compte-rendu.), Groupes opérationnels, Dialogues de Gestion.
- Suivi de la composition des structures et démarches administratives auprès des institutions.
- Suivi des cotisations,
- Lien avec les administrateurs et les partenaires,
- Suivi administratif des conventions partenariales, des conventions d'actions et des conventions de locaux, en lien avec le service comptabilité, les collègues et la direction.

- Organisation des structures
- Gestion des fournitures administratives et de l'économat,
- Gestion des circuits de signature de documents (pour la direction, la présidence, le trésorier.),
- Gestion des signatures de devis en lien avec le service comptabilité (vérification de cohérence, présentation à la direction, signature, renvoi au collègue, transmission à la comptabilité.).

- Gestion administrative CEJ
- Gestion des plannings des ateliers des prestataires pour les 5 antennes,
- Liens avec les prestataires : planifier les dates, préparer les fiches de prescriptions, suivre les inscriptions/ présences et facturations,
- Liens avec les équipes CEJ : informations générales et relances programmation des ateliers,
- Gérer la plateforme « Linscription »,
- Aide à la saisie des allocations.

Profil recherché :
- Maîtrise des outils bureautiques et notamment la suite Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Rigueur et organisation
- Sens de la discrétion
- Capacité d'adaptation et agilité

Lieu(x) de travail : Siège (Lyon 7ème), possibilité de mobilité sur les antennes
Contrat : CDD de 6 mois à temps plein (39 heures hebdomadaires), salaire brut mensuel : 2 300€.
Prise de poste début mars 2026.