Assistant Administratif H/F Sinclair Ressources

Rattaché(e) au Directrice de site et au sein d'une équipe de 3 personnes, vos missions sont :

Gestion des devis
Rédaction des devis à partir d'une grille tarifaire préétablie
Transmission des devis aux clients

Gestion des factures prestataires
Réception et traitement administratif des factures des intervenants (dépôt sur serveur)
Attribution des numéros de factures aux interventions dans la base de données
Contrôle de la conformité des factures selon la grille tarifaire
Vérification des factures de stockage en fonction des volumes (nombre de palettes) à partir des tableaux mensuels de stock

Gestion des stocks prestataires
Préparation et envoi des états de stock (mobilier neuf et d'occasion) aux intervenants pour validation
Mise à jour et gestion des données informatiques liées aux stocks sur le site
Administration du site
Contrôle des fiches d'intervention après validation : correction des comptes rendus et vérification de l'affectation des stocks
Intégration des planogrammes des marques lors des lancements

Gestion administrative
Suivi des dossiers administratifs de leur réception jusqu'à leur bonne exécution dans les délais
Classement et archivage des documents
Création et mise à jour d'outils d'organisation internes (planning des congés, fiches de suivi, etc.)

Gestion des destructions
Coordination des ordres de destruction auprès des intervenants
Établissement des certificats de destruction et transmission aux marques

Support opérationnel
Participation ponctuelle aux préparations en atelier en cas de surcharge (merchandising, préparation de stands, manipulation de produits et supports visuels)

Transverse
Être force de proposition dans l'amélioration des process
Assurer un reporting régulier et remonter les alertes auprès de la hiérarchie