Coordinateur de Scolarité - Master Of Science IA H/F

Centralesupelec

Le poste concerne la formation Master of Science IA appliquée aux enjeux sociétaux. Il est rattaché au responsable de la mise en oeuvre des programmes Masters au sein de la Direction des Etudes des programmes Masters de CentraleSupélec, qui coordonne et met en oeuvre les masters recherche et les Master of Science de l'Ecole.
Les missions principales seront de coordonner la gestion de la scolarité des étudiants en lien avec le responsable académique. Il s'agit principalement d'assurer l'accueil et l'accompagnement des étudiants, de gérer et d'organiser leur scolarité, d'assurer la gestion opérationnelle de la formation et de veiller au respect du cadre réglementaire en vigueur et des exigences institutionnelles.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

1. Gestion administrative des étudiants
- Accueillir, informer et orienter les étudiants (présentiel, téléphone, courriel)
- Assurer la gestion des inscriptions administratives et pédagogiques
- Suivre les dossiers administratifs des étudiants en lien avec le SWD
- Suivre les changements de situation (réorientation, interruption, abandon)
2. Gestion admissions
- Renseigner les étudiants sur les éventuelles démarches réglementaires
- Assurer le lien avec les services administratifs pour les visas et titres de séjour
- Assurer les informations concernant les aides financières (Demande de bourse ..) et sociales
- Suivre les décisions d'admission en lien avec les responsables pédagogiques
- Assurer le lien entre l'admission et la rentrée
- Suivre le paiement effectif des bourses quelle que soit l'origine (Fondation CentraleSupélec, CROUS, ...)
3. Suivi de la scolarité et des examens
- Élaborer et mettre à jour les listes d'étudiants
- Organiser l'emploi du temps des programmes et assurer les changements sur les outils de scolarité
- Organiser et alimenter les organismes pour la planification en relation avec le modélisateur
- Organiser les examens (planning, convocations, sujets, émargements, gestion des surveillants, accueil, permanence, gestion des copies)
- Etablir les relevés de surveillances mensuels
- Assurer le suivi des notes et des résultats
- Assurer le suivi des absences des étudiants
- Assurer le suivi de scolarité des étudiants
- Gérer les soutenances de stages
- Collaborer avec l'équipe d'accompagnement sur le suivi des étudiants
- Assurer le suivi des étudiants en situation de handicap (demande de mise ne place de protocole PAEH)
- Assurer le suivi des vacataires
- Préparer les jurys de diplomation et éditer les procès-verbaux
- Gérer les demandes particulières des étudiants
- Elaborer les questionnaires de satisfaction sous LIME SURVEY et participer aux réunions de suivi
- Participer à la gestion des événements et à leur organisation
4. Gestion des diplômes et attestations
- Éditer et délivrer les attestations de scolarité, certificats et relevés de notes
- Préparer et participer à la remise des diplômes et envoyer les documents nécessaires
- Envoyer les invitations aux étudiants concernant la remise des diplômes
- Assurer le suivi des étudiants diplômés
- Assurer l'archivage des dossiers et documents réglementaires
5. Interface avec les acteurs internes et externes
- Travailler en lien étroit avec les équipes pédagogiques du programme
- Collaborer avec les services administratifs (finances, RH, relations internationales)
- Être l'interlocuteur privilégié des étudiants pour les questions de scolarité
6. Suivi administratif et réglementaire
- Appliquer les règlements pédagogiques et administratifs
- Veiller au respect des procédures et des calendriers universitaires
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures de scolarité
- Produire des tableaux de suivi et statistiques (effectifs, réussite, diplomation)