Assistant de Gestion Administrative H/F

Departement des Alpes de Haute Provence

Missions
- Assurer le secrétariat pour l'ensemble des services de 2 directions, avec une polyvalence pour les autres directions du pôle.
- en appui des services métiers, assurer la gestion administrative des dossiers de demande de subvention et des marchés publics.

Activités du poste
- Tâches de secrétariat :
- dactylographie de courriers et des rapports techniques,
- accueil téléphonique,
- organisation de réunions et préparation des dossiers correspondants,
- gestion des sessions, suivi des rapports, délibérations et actes administratifs en découlant en appui du poste de secrétariat existant si nécessaire,
- gestion des courriers départs et arrivée avec l'outil ELISE,
- gestion des voitures et des salles de réunion (réservation/réunion) en polyvalence avec les autres secrétaires,
- mise en oeuvre des activités et des procédures de la démarche qualité dans le respect des engagements pris par la collectivité.

- Tâches administratives :
- suivi administratif et financier des dossiers de demande de subvention relevant de divers secteurs dont l'eau et l'énergie, y compris ceux relevant de la contractualisation avec les outils PDA et SEDIT.
- en relation avec les services métiers, création des opérations et de leurs affectations, vérification de l'affectation des délibérations, engagement comptable de chaque opération, vérification de la disponibilité des crédits, constatation du service fait (génération du certificat de paiement après échanges avec les techniciens). Nommage SEDIT et dépôt de l'ensemble des pièces en partage avec le service support.
- pour la commande publique, avec les métiers, vérification de la disponibilité des crédits, de l'existence du tiers dans SEDIT, création de la commande dans SEDIT avec son circuit de validation spécifique.
- veille régulière du respect des délais de validité des subventions.

Compétences et aptitudes requises ou souhaitées
- Maîtriser les outils informatiques et applicatifs métiers : traitement de texte (Word), tableur (Excel), messagerie interne (gmail), courrier (Elise), Délibération (Ged), Portail des aides (PDA), et comptable (SEDIT).
- connaître le Conseil départemental (compétences - organisation - fonctionnement) ainsi que les principales collectivités et établissements publics,
- disposer de qualités relationnelles : communication aisée avec tout type d'interlocuteur et capacité à s'intégrer dans une équipe,
- connaître les procédures liées à la démarche qualité de la collectivité et en respecter les engagements.

Environnement du poste
Relations de travail institutionnelles quotidiennes :
- avec des partenaires internes et de services :
élus et ensemble des directions du Conseil départemental, dont la plate-forme support mutualisée (PSM),
- avec des partenaires extérieurs :
Particuliers, associations, collectivités, partenaires institutionnels, bureaux d'études, entreprises.

Rattachement hiérarchique
Le chef du service support et prospective.

Nature du poste
Poste CDD à temps complet
Résidence administrative : Digne-les-Bains.

Contexte d'exercice
Travail sédentaire