Chargé des Activités Administratives Exploitation H/F

Alceane - Oph de la Communaute Urbaine l

Le chargé des activités administratives exploitation H/F a pour rôle d'assurer le bon suivi des réclamations des locataires en lien avec les activités du service (ascenseurs, eau chaude/froide, chauffage...), d'optimiser les délais de résolution et de fluidifier la communication auprès des habitants, en lien permanent avec les référents techniques Alcéane et les prestataires.

* Suivre les encours de réclamations et s'assurer de leur suivi efficace en lien avec le référent technique : veiller au respect des délais, prendre en compte les urgences, contacter les locataires, comprendre et expliciter les éventuels écarts
* Intervenir en interface entre les prestataires, les référent et les locataires et participer au partage efficace des informations en interne et en externe
* Assister les référents techniques dans un pilotage administratif optimal des sollicitations
* Rédiger et / ou contrôler les communications institutionnelles partagées aux locataires en cas de dysfonctionnements majeurs
* Anticiper et traiter les demandes d'informations issues de ces communications
* Assurer le suivi administratif, la rédaction et la mise en forme de courriers et documents nécessaires au suivi des sollicitations et des dossiers en cours
* Assister les demandes administratives pour l'ensemble des équipes de la Direction Patrimoine.
* Collecter les données de l'activité et alimenter les tableaux de bords
* Dans le cadre du pilotage des entreprises partenaires, établir des comptes-rendus et documents formalisés

Issu.e d'une formation administrative ou gestion, vous justifiez d'une expérience sur un poste administratif polyvalent, idéalement en environnement technique. Vous êtes en capacité d'assurer un suivi rigoureux des dossiers, de gérer des volumes importants de sollicitations et de travailler en lien étroit avec différents interlocuteurs internes et externes.

Vous savez garder votre sang-froid et faire face à des situations tendues. Vous êtes en capacité de gérer des échanges avec des locataires, d'expliquer une situation avec calme et de maintenir une posture professionnelle en toutes circonstances.

Vous justifiez d'une très bonne maîtrise d'Excel et êtes en capacité d'exploiter des données, d'alimenter des tableaux de bord et de produire des suivis fiables. Vous êtes également à l'aise avec les outils informatiques et les systèmes d'information.

Doté de solides capacités rédactionnelles, vous êtes en capacité de rédiger des courriers, des comptes rendus et des communications claires et structurées à destination des locataires ou des partenaires. Rigueur, organisation et sens du service complètent votre profil.

Processus de recrutement : Préqualification téléphonique avec le responsable recrutement -> Entretien avec le responsable recrutement et le Directeur du service -> Éventuellement, test de recrutement (psychotechnique et/ou métier)

Alcéane valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.