Assistant Administratif - Vanves H/F

Communes

La Ville de Vanves, commune de 28000 habitants située aux portes de Paris et au sud des Hauts-De-Seine, recherche un(e) agent d'accueil et d'administration.

Sous l'autorité du directeur et de la directrice adjointe de l'ESCAL, vous accueillez le public, vous avez en charge des dossiers administratifs et vous participez à la vie globale du centre.

1- Accueil
- Avant d'ouvrir le centre au public, relever les messages sur le répondeur, ouvrir les salles, mettre à jour la documentation et l'affichage, ranger les accueils si besoin, récupérer les fiches de présence et les mettre à jour...
- Accueil, orientation et renseignement du public, au téléphone, en vis-à-vis et par mail (usagers, habitants, intervenants, professionnels).

2- Administratif - Accueil
- Inscrire aux activités du centre sur le logiciel Concerto et percevoir les règlements,
- Suivi des fiches de présence, appels et transmissions des informations aux adhérents
- Préparer les fiches de présences, les fiches de sorties et fiches sanitaires,
- Prise de rdv des permanences sociales
- Rendre compte et collaborer avec les coordinateurs
- Suivi du courrier et des parapheurs entre les Espaces Monnet, Gazier et le Centre administratif,
- Paramétrage des activités du centre sur le logiciel concerto.
- Etat quotidien de la caisse : pointage des paiements (chèques, espèces, cartes bancaires...) à J+1 avec réajustement du fonds de caisse.
- Suivi des paiements séquencés dont relances, impayés et remboursements en lien avec le Service financier,
- Gestion des Tickets Temps Libre, des Forfaits Loisirs Jeunes, des paiements CE, du Pass 92... : Réception des documents, mise à jour de Concerto, ...
- Gestion des fournitures du service
- Envoi de la Newsletter
- Relecture et correction des supports de communication, note, appel à projet, bilan etc

Autres missions (idem autres membres de l'équipe)
- Rédaction des compte-rendu, bilans et statistiques
- Participation aux manifestations du centre selon les besoins (portes ouvertes, animations, inscriptions, Forum, Conseil des Adhérents...), parfois en week-end et en soirée,
- Entraide avec chacun des membres de l'équipe et suppléance si besoin