Responsable de Pôle Secrétariat Direction - Santé Sécurité au Travail H/F

Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LILLE

Description du poste :

Le ou la responsable du pôle secrétariat de direction/SST:

- Assure le fonctionnement du secrétariat de direction en participant au suivi de l'ensemble des activités et missions afférentes, en lien avec l'équipe de direction et l'ensemble des partenaires et intervenants extérieurs.

- Encadre l'assistant de prévention dans l'accomplissement de ses missions pour conseiller la cheffe d'établissement dans la mise en oeuvre des règles d'hygiène de santé et de sécurité au travail

Vos activités principales :

- Gestion des autorisations d'accès, des agréments des aumôniers, des habilitations des personnels médicaux;
- Enregistrement et distribution du courrier entrant de l'établissement, traitement des appels téléphoniques et courriels;
- Rédaction et enregistrement des différentes notes de service et des courriers divers à la demande de la direction;
- Présence aux réunions et rédaction des comptes rendus en cas de demande de la direction;
- Etablir la feuille d'astreinte CD/DISP hebdomadaire;
- Suivi des délégations de signature et rédaction des actes de délégation;
- Archivage et classement des documents, notes, courriers divers, traitement des archives du sec dir;
- Gestion des réservations des salles de réunion et voitures;
- Organisation du conseil d'évaluation.
- Gérer et mettre à jour la base documentaire des règles pénitentiaires européennes de l'établissement.
- Rédaction et diffusion du rapport d'activités

Les principales activités de l'assistant de prévention:

- Prévenir les dangers susceptibles de compromettre la santé et la sécurité des agents, dans le cadre des actions de prévention définies dans la politique de l'établissement;
- Travailler sur l'amélioration des méthodes et du milieu du travail en adaptant les conditions de travail en fonction de l'aptitude physique des agents;
- Approfondissement dans les services, de la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre;
- Assurer la bonne tenue des registres et notamment le registre de santé et de sécurité au travail;
- Travailler sur la communication et l'information dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail;
- Participer aux travaux du comité social d'administration (CSA);
- Créer un lien partenarial étroit avec le médecin du travail et le pôle santé et sécurité au travail;
- Améliorer les conditions de travail des agents en relation avec les assistants de service social du personnel et les autres partenaires impliqués, mobiliser l'ensemble des intervenants chaque fois que nécessaire;
- Renseigner le DUERP, le PAPRIPACT, ainsi que le cahier danger grave et imminent (DGI);
- Participer aux différents exercices de sécurité de l'établissement, rédiger les procès-verbaux;
- Assurer l'accompagnement des agents blessés vers l'hôpital.

Une lettre de cadrage sera rédigée et signée entre la cheffe d'établissement et le futur assistant de prévention.