Assistant Administratif et Logistique - Mairie de Saint-Loubes H/F

Communes

SAINT-LOUBES, située à une vingtaine de kilomètres au Nord-Est du centre de Bordeaux (20min), est une commune de plus de 10 000 habitants, dynamique et attractive par son tissu économique et associatif foisonnant, sa proximité avec Bordeaux via la gare SNCF et son cadre de vie semi-rural.

Pour faire suite à un départ à la retraite, Saint-Loubès recrute
un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e) d'assurer la gestion administrative et logistique du service Vie Locale et Associative sous l'autorité fonctionnelle du responsable de service.
A ce titre, vous contribuez à la mise en oeuvre des évènements et animations du territoire, vous pilotez les évènements protocolaires, y compris au plan logistique.

Vos missions et activités consistent à :
* Assister le coordonnateur Vie Locale et Associative: gestion administrative
- Accueillir, orienter et informer les associations et le public
- Gérer le planning des réservations de salles sur le logiciel métier
- Préparer les conventions de mises à disposition et assurer leur suivi (dont facturation)
- Gérer le suivi des salles et la remise des clés
- Participer au suivi des dossiers de demandes de subvention des associations (contrôle des pièces, soutien remplissage...)
- Participer à la préparation des réunions (convocations, supports, logistiques,...)

* Participer à l'organisation logistique des évènements VLA
- Préparer et installer du matériel
- Intégrer l'inventaire des salles et du matériel dans le logiciel métier
- Mettre à jour ou créer des outils de suivi (équipements, ressources logistiques...)
- Suivre l'état des lieux des salles en référence au«règlement intérieur de prêt d'occupation des salles
municipales».
- Participer à la coordination opérationnelle le jour des évènements
- Recueillir les besoins logistiques de l'ensemble des associations et services internes.

* Organisation des évènements protocolaires
- Mettre en oeuvre les procédures protocolaires (création et/ou actualisation)
- Soutenir la préparation logistique des cérémonies et évènements institutionnels
- Assurer le service lors des réceptions et veiller à la bonne tenue des espaces
- Participer à l'installation, au rangement et remise en état des lieux après chaque évènement.

* Activités transversales
- Contribuer à l'activité générale du Pass'âge et à son bon fonctionnement
- Participer à l'activité Accueil du Pass'âge, réalisé par roulement avec l'ensemble des équipes
- Respecter les procédures internes, du RGPD et des règles de sécurité
- Faciliter la coopération et le travail en équipe dans une logique de transversalité