Secrétaire - CDI Temps Plein - Ies Sessad H/F

Association Gabriel Deshayes

RECRUTEMENT D'UN(E) SECRETAIRE H/F

Pour l'IES - SESSAD

Association Gabriel Deshayes - Auray

Poste à pourvoir en CDI à temps plein dès que possible.

Missions :

- Gérer l'accueil physique et téléphonique,
- Transmettre les informations,
- Rédiger des courriers, mails, comptes-rendus, rapports, etc.,
- Enregistrer les cycles de plannings sur logiciel,
- Assurer le suivi des stages, emplois, conventions partenaires (réception des candidatures, prise de rdv, réponses, suivi des effectifs, conventionnement, etc.),
- Assurer le suivi des formations (inscriptions, documentation, etc.),
- Assurer la gestion documentaire (bonne réception, classement, archivage, etc.) sur logiciels (usagers, Ageval, SharePoint, etc.),
- Gérer les absences des salariés (prévenir les usagers, l'équipe, les partenaires.),
- Assurer les prises de rendez-vous des visites médicales auprès de la médecine du travail,
- Préparer les déclarations d'accident de travail pour validation par la direction,
- Gérer le courrier : Ouverture, distribution, affranchissement du courrier,
- Gérer les stocks de matériels et fournitures (Commande, suivi, etc.), les abonnements,
- Gérer la mise à jour des panneaux d'affichage,
- Créer divers supports afin de répondre aux besoins du service,
- Mettre à jour et suivre régulièrement les bases de données pour les indicateurs,
- Saisir les rapports d'activité, enquêtes,
- Suivre l'activité et la facturation,
- Assurer une liaison avec la comptabilité et le service RH,
- Réaliser des plannings hebdomadaires de réservation des véhicules du service et suivi
- Missions transversales (participation à des projets, réunions, actions de sensibilisation, etc.)

Expériences requises :

- Expérience souhaitée au sein du secteur médico-social

Formation :

- Diplôme de Baccalauréat Secrétariat minimum

Compétences requises :

- Maîtrise des outils bureautiques et connaissance du pack office
- Qualités relationnelles avec l'équipe, les familles et usagers : accueil, diplomatie, patience
- Qualité rédactionnelle et orthographique
- Savoir rendre compte de son travail
- Anticipation, organisation, méthode, sens des priorités, discernement, capacité d'initiative
- Confidentialité et discrétion professionnelle

Rémunération :

- Grille indiciaire des techniciens qualifiés (Convention Collective du 15 mars 1966)

Organisation du temps de travail :

- 35 heures hebdomadaire
- Congés trimestriels

Avantages

- Participation de l'employeur à hauteur de 70% de l'abonnement aux transports en commun
- CSE
- Mutuelle