Secrétaire Accueil - Chargé Administratif H/F

le Relais

Cet emploi prend place au sein de l'ensemblier Le Relais pour l'Emploi

La mission principale est d'assurer l'accueil physique et téléphonique du public et de prendre en charge différentes tâches administratives
Cet emploi prend place au sein de l'association Le Relais pour l'emploi et en particulier sur son antenne à Vitré même si quelques déplacements se feront sur Retiers et Le Theil de Bretagne.

1. CHARGEE D'ACCUEIL

1. Conditions d'exercice
Son activité s'exerce dans les locaux de l'association à Vitré. Les horaires sont fixes imposés (plage horaire d'ouverture au public) avec des astreintes éventuelles (forums, manifestations, AG, .). Les horaires et lieux de travail peuvent être ponctuellement revus pour répondre à des obligations de services (période de congés, arrêts maladie, .) ou à des impératifs liés à des évènements (représentations extérieures, rencontres, forums, .)
Contraintes et risques particuliers associés au poste : Travail sur écran quotidien - Travail assis quotidien - relation avec public fragile.

2. Activités
Accueil physique et téléphonique
- Accueil du public : demandeurs d'emploi, salariés en insertion, clients, partenaires, .
- Gestion du standard : réception de l'appel, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services
- Prise d'offres d'emploi
- Envoi des fiches entreprises, fiches de suivi de mission
- 1er accueil des demandeurs d'emploi : prise de RDV, orientation vers les partenaires.
Mise à disposition
- Gestion des offres de travail (en concertation si besoin avec la CIP-CAD)
- Mise en relation Client/Salarié
- Réalisation des contrats de travail d'usage et des relevés d'heures jusqu'à leur enregistrement
- DUE/DPAE
- Suivi des dossiers demandeur d'emploi, salariés et clients, suivi des missions de travail, enregistrement dans GTA
Travaux administratifs
- Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux postes concernés, envoi du courrier, diffusion de l'information, suivi des plannings et de l'agenda des CIP
- Suivi du dossier Complémentaire santé
- Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, .), tri, classement, archivage,
Activités communes à l'association
- Participation à des réunions d'équipe, AG, Forums, manifestations,
- Rédaction des comptes-rendus de réunion d'équipe et envoi des invitations

2. CHARGEE ADMINISTRATIVE

Le poste est complété pour 0.30ETP d'une mission de chargée administrative afin de prendre en charge différentes tâches administratives de l'ensemblier d'insertion.
- gestion de courriers
- gestion de dossiers de salariés (rédaction de contrat de travail, déclaration d'embauche, gestion administrative,...)
- suivi des tableaux de présence du chantier d'insertion
- tâches de classement et archivages.

Compétences requises
- Aisance et qualité relationnelle,
- Méthodique et organisé. e,
- Compétences commerciales,
- Connaissance de l'IAE et de ses dispositifs est un plus
- Bonne qualité rédactionnelle, capacité d'analyse et de synthèse
- Bonne maîtrise de l'outil informatique (logiciel, Word, Excel,.)