Assistant Administration des Ventes ADV - CDD de Remplacement H/F WMH

Chez WMH Project, vous ne cessez jamais d'apprendre. Chaque projet est un terrain d'expérimentation, chaque défi une opportunité de monter en compétences, d'élargir votre expertise et d'affirmer votre leadership !

Nous offrons un cadre stimulant et exigeant, où l'excellence collective nourrit la progression individuelle. Ici, vous avez l'espace et les moyens pour évoluer, entreprendre et bâtir un parcours à la hauteur de vos ambitions.

We Make It Happen, c'est rejoindre un environnement où tout devient possible !

>>> Nos métiers et activités

Le groupe WMH Project c'est :

- 430 collaborateurs investis à Paris, Lyon, Bordeaux, Marseille, Brussels et Los Angeles

- 6 marques intégrées : WMH PROJECT / LDR (LEVER DE RIDEAU) / PETIT AMI / PHENOMENE / WIN-WIN / COCOTTE Communication

- 3 typologies de marché : BtoB, BtoC et Institutions

- 5 métiers : l'événementiel - le voyage & l'incentive - le design d'espace - l'image - l'influence

- 4 activités spécifiquesrépondants à des codes ou des pratiques propres : le luxe, la santé et l'institutionnel.

- + 2000 petits et gros projets / an

- 240 M€ CA en 2024

Job Description

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe. Sous la responsabilité de la Responsable Administratif et Financier, vous serez le lien clé entre les équipes commerciales, la production et la comptabilité clients. Vous contribuerez à fiabiliser nos process, garantir une facturation précise et encadrer une petite équipe dédiée.

Vos missions principales :

Coordination & communication

- Assurer la communication entre les équipes commerciales, de production et la comptabilité clients.
- Être l'interlocuteur privilégié des équipes front « grands comptes » sur les sujets de facturation (acomptes, factures finales, contrôle des devis finaux).
- Obtenir les bonnes informations avec diplomatie et fermeté.

Structuration & amélioration continue

- Mettre en place, formaliser et faire respecter les règles de gestion et de facturation clients.
- Identifier les points de blocage et proposer des solutions concrètes pour fiabiliser le process.
- Participer à la centralisation et à la fiabilisation des données issues de différents outils (Facsys, Projevent, Dolibarr, etc.).

Facturation & reporting

- Garantir une facturation juste, rapide et conforme aux attentes clients et aux normes internes.
- Analyser les écarts, suivre les indicateurs clés et produire des reportings fiables.
- Contribuer à l'optimisation du Core Model.

Management

- Structurer une équipe ADV centralisée et identifier des backups.
- Encadrer et accompagner une équipe de 2 à 3 collaborateurs.
- Créer une dynamique collective autour de la qualité, de la rigueur et du service client.