Assistant de Direction - Chantonnay H/F

Communes

Au sein de la Direction Générale et en binôme avec un autre assistante de direction, vous serez en charge de coordonner avec le directeur général des services les différents services de la collectivité et assurer son secrétariat.

- Coordonner les services avec la direction générale :
* Gestion des priorités
* Réception, traitement et diffusion de l'information entre la direction générale et les différents services, ainsi que les élus

- Accueil téléphonique et physique :
* Gérer les appels téléphoniques (recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages et orienter l'interlocuteur)

- Planification des rendez-vous et des réunions de travail du DGS

- Elaboration et suivi du conseil municipal :
* Recueillir les projets de délibération de chaque service, établir l'ordre du jour des convocations, reproduire et/ou scanner les documents et les diffuser
* Procéder au traitement des délibérations avant transmission en Préfecture et Publi Act
* Saisir et remettre en forme le procès verbal des séances et transmission aux différents élus et services.

- Gestion du courrier, notes, mails et comptes rendus :
* Réceptionner et gérer les mails (interne et externe)
* Prise de notes et rédaction de divers documents (courriers, convocations, mails, notes, comptes rendus,...)
* Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées.

- Participation à l'organisation des entretiens professionnels :
* Elaboration du planning des rendez-vous, convocations et transcription des comptes rendus.