Assistant·e de Direction H/F Safran

L'assistant(e) de direction travaille au sein de la DRHS et de son équipe. Il/Elle assiste l'équipe de direction pour faciliter la mise en oeuvre de leurs missions,
prend en charge les tâches organisationnelles, recherche et transmet l'information, résout les problèmes pratiques ou secondaires afin de faciliter le fonctionnement de l'équipe.
Rôle & Responsabilités
L'assistant(e) de direction pilote l'ensemble des activités de support contribuant au bon fonctionnement de la Direction à laquelle elle est rattachée. Il/Elle est responsable des missions suivantes :
Équipe de direction
Gestion de l'agenda du Directeur et prise en charge des demandes externes de planification de réunions
Assistance à l'équipe managériale dans ses opérations quotidiennes
Rédaction des lettres de nomination de l'équipe en liaison avec l'équipe RH.
Collecte et diffusion des faits marquants de sa direction, conformément aux pratiques de Safran et sous le contrôle du Directeur.
Par ailleurs, l'assistant(e) de direction organise et accompagne les réunions
hebdomadaires et mensuelles du Comité exécutif auquel elle est rattachée, rédige les comptes rendus et gère le plan d'action et d'amélioration du département. À ce titre, il/elle effectue un suivi périodique, suit l'avancement des actions et fournit des mises à jour régulières de l'état d'avancement.
Opérations
Gestion de l'ensemble du courrier du service : réception et distribution rapide,
gestion des courriers suivis via DHL, FedEx, etc.
Mise à jour et diffusion de la présentation standard de l'organisation du service et des présentations marketing internes et externes.
Gestion de la liste actualisée du personnel de la Direction et création des listes de diffusion correspondantes,
Gestion de l'intégration des nouveaux membres de l'équipe sur le site, en liaison
avec les équipes RH et l'équipe informatique afin de faciliter leur organisation physique et administrative.
Gestion des événements internes et externes (séminaires, réunions, cérémonies de remise de prix etc.).
Accueil des visiteurs internes et externes.
Gestion des voyages complexes et des demandes de visas.
Gestion des mandats des filiales et signature des délégations au sein de l'équipe de direction.
Soutien à la mise en oeuvre des actions de communication, y compris la logistique associée : organisation d'événements internes à la
direction. Publication/mise à jour des pages liées à la Direction sur Insite
Création des demandes d'achat pour la Direction dans l'outil dédié et gestion des réceptions correspondantes notamment dans SAP.
Assistance à l'administration des sites SharePoint.