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Adjoint Administratif ou Assistant d'Accueil et Secrétariat - Crous de Toulouse-Occitanie H/F
Service Public
- Toulouse - 31
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public d'état
Les missions du poste
Activités principales :
Le ou la secrétaire de direction exécute un ensemble d'activités d'accueil et de secrétariat, au sein du Cabinet, qui concourent au bon fonctionnement de la Direction générale du Crous de Toulouse - Occitanie.
Gestion administrative
- Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes et comptes rendus
- Classement et archivage des documents (papier et numérique)
- Gestion du courrier et des mails de la direction générale
- Suivi des parapheurs et des signatures
- Gestion des devis, mises en concurrence et service fait de la direction générale
Organisation et coordination
- Gestion des agendas
- Organisation des réunions (convocations, ordre du jour, logistique, comptes rendus)
- Gestion des ordres de mission des agents et des états de frais de déplacement de la direction générale
Accueil et communication
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
- Filtrage et orientation des demandes
- Interface entre la direction, les agents et les partenaires institutionnels
Suivi et reporting
- Suivi des échéances, dossiers et décisions
- Aide à la préparation des instances (comité de direction, conseil d'administration, réunions)
- Traitement (collecter, classer et mettre à jour) et transmission de l'information.
- Transmission des informations et consignes de la direction générale
Le profil recherché
Compétences:
- Maîtriser les outils bureautiques
- Avoir une aisance rédactionnelle et relationnelle.
- Savoir prioriser les urgences
- Maîtriser la gestion administrative
- Aptitudes à travailler divers dossiers en simultané
- Modalités d'accueil
Compétences opérationnelles:
- Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie
- Savoir planifier et respecter des délais
- Capacité à rendre compte
- Appliquer des procédures et des règles
- Accueillir et prendre des messages
- Gérer les priorités et le temps
Compétences comportementales:
- Sens de l'organisation
- Dynamisme et polyvalence
- Rigueur / fiabilité / loyauté
- Qualités relationnelles
- Disponibilité liée à variabilité éventuelle des horaires de travail
- Réactivité et capacité d'adaptation et d'anticipation
- Nécessité de confidentialité et de discrétion liées à la nature du poste
- Sens de la confidentialité et de l'éthique
Bienvenue chez Service Public
Le poste est à pourvoir aux services centraux du Crous de Toulouse-Occitanie, il s'agit d'un poste de catégorie C.
L'assistant(e) de direction est rattaché(e) à la direction générale de l'établissement, il / elle est placé(e) sous l'autorité de la directrice de cabinet.
Effectif du service : 5 personnes : Directrice générale, Directrice adjointe, Directrice de cabinet, 1 Assistante de direction, 1 Secrétaire de direction
La carte
20 Place Jean Diebold
31300 Toulouse
Publiée le 11/02/2026 - Réf : 2026-2189239
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