Assitant des Vices-Présidents - le Grand Chalon H/F

Structures de coopération territoriale

Sous la responsabilité des vices présidents, vous coordonnez, organisez et le suivi de l'activité politique et institutionnelle des Vice-Présidents de l'Agglomération. Il/elle contribue au bon fonctionnement de l'exécutif communautaire en assurant une gestion rigoureuse des agendas, des instances, des dossiers et de l'information, dans un environnement politique exigeant et évolutif.

-Vous êtes en charge de l'assistance administrative et organisationnelle des Vice-Présidents:

Gérer et optimiser des agendas des Vice-Présidents (anticipation des contraintes politiques et institutionnelles)
Organiser des déplacements, rendez-vous et événements institutionnels
Etre en charge de l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs (élus, partenaires, services, institutions)
Gérer le courrier, les courriels et des sollicitations diverses
-Vous organisez et effectuez le suivi des instances et réunions:

Organiser des réunions politiques et techniques (commissions, réunions de travail, réunions partenariales)
Préparer la logistique et l'administratif : convocations, ordres du jour, dossiers, supports
Suivre des décisions, relancer les échéances en lien avec les services concernés
Classer, archiver et mettre à jour les dossiers (papier et numérique)

-Vous êtes l'interface et le coordinateur:

Travailler en coordination avec les autres membres du Cabinet
Participer à l'amélioration des outils et méthodes de travail
Respecter strictement des règles de confidentialité, de loyauté institutionnelle et de discrétion professionnelle

Lieu de travail: Hôtel d'Agglomération - 23 Avenue Georges Pompidou - 71100 CHALON SUR SAONE.
Temps de travail: Horaires adaptables en fonction des contraintes liées à l'agenda des élus