Secrétaire de Mission - CDD - Aemo H/F

Ass Sauvegarde Enfance et Adolescence

QUELQUES MOTS POUR NOUS PRESENTER :
L'association :
La Sauvegarde de Seine-Saint-Denis est une association Loi 1901 fondée en 1968 qui oeuvre à la protection des enfants, des familles et adultes en situation de vulnérabilité. Elle assure une mission de service public habilitée par le ministère de la Justice et le Conseil Départemental.
Elle intervient dans le secteur de la protection de l'enfance, de l'accompagnement social, de l'accompagnement socio judiciaire et de la protection des majeurs. Dotée d'un budget de 26 M€, l'association accompagne chaque année plus de 5000 adultes et enfants en Seine-Saint-Denis, grâce au concours de 430 professionnels.
Le service :
Notre pôle AEMO- AEMO-I -AED (Action Educative en Milieu Ouvert (-Intensive) - Aide Educative à Domicile) dispose de plusieurs antennes réparties en Seine-Saint-Denis (7 équipes : AEMO Gagny - AEMO Neuilly sur Marne - AEMO La Courneuve - AEMO Aulnay sous Bois - AEMO Epinay sur Seine - AEMO Bobigny - AEMO Intensive Bobigny). Le pôle AEMO accompagne des mesures d'assistance éducatives en milieu ouvert dans le cadre de la protection de l'Enfance pour les enfants en danger et apporte une aide et un soutien aux parents dans leur rôle éducatif, en lien avec les partenaires (Tribunal pour Enfants, ASE, services médico-sociaux...)
Sous l'autorité du chef de service éducatif.
Missions administratives :
-Répond à l'accueil physique et téléphonique du site Assure la prise de notes et rédige les comptes-rendus des réunions de site
-Fait le classement et l'archivage du site concerné
-Enregistrement du courrier départ sur le chrono informatique (mail envoyé par Virginie, depuis décembre 2024)
-Est garant des correspondances écrites vers l'extérieur (courriers, rapports et notes, mail du service)
-Responsable de la tenue et de l'actualisation du dossier de l'usager (papier et informatique) : arborescence, recueil des éléments archivage (procédure archivage)
-Complète et actualise les outils de gestion et de suivi : tableau de bord, tableau des permanences, tableau des absences (congés, maladie, formation, RTT, récupération, télétravail)
-Lit, corrige, met en forme les rapports, notes au Tribunal, les correspondances avec les familles, les partenaires, etc.
-Passe les commandes (en lien avec la secrétaire de gestion), les réceptionnent, les contrôlent, les rangent, et suit l'inventaire du stock
-Gère le parc automobile de son site (déclaration sinistres assurance, bons d'intervention pour le garage, prise de rendez-vous des contrôles techniques, vidanges, entretiens.) en lien avec la secrétaire de gestion du Pôle
-Alerte et organise, les dépannages (informatique. Plomberie, électricité, téléphonie, véhicules, etc..) en lien avec les services généraux et la direction du service
Missions institutionnelles :
-Participe aux réunions d'équipe, aux réunions de service, journées institutionnelles et aux informations relatives à l'association,
-Assure la continuité des missions du service à travers le remplacement des collègues absents (tous sites confondus), sur des temps d'accueil téléphonique et physique, de saisie des rapports, notes, courriers, tableau de bord du service enregistrement des notes et rapports
-Transmet son savoir professionnel et participe à la formation des stagiaires et l'accueil des nouveaux salariés
Compétences et expériences requises :
Compétences techniques :
Maitrise de la langue française à l'écrit et l'oral
Avoir une bonne connaissance de l'outil informatique (Pack Office-Word, Excel)
Être organisée, faire preuve de polyvalence, posséder des compétences de classement et de traitement des données
Aptitudes professionnelles :
Tenue correcte exigée
Faire preuve de discrétion, d'objectivité et de rigueur professionnelle
Être force de proposition dans l'intérêt du service
Adopter sa communication à l'interlocuteur, savoir maintenir une juste distance avec les usa