Assistant de Direction H/F

Service Public

Missions et activités principales :

Sous l'autorité du directeur de l'établissement, vous facilitez l'organisation de son activité et assurez en autonomie le suivi de certains dossiers.
L'assistant de direction exerce les missions suivantes :
- Assurer le secrétariat téléphonique, filtrage et prise de rendez-vous,
- Gérer le courrier, ouverture, enregistrement arrivée et départ (suivi) et traitement du courrier
- Tenir les agendas, fixer les rendez-vous, organiser et gerer les déplacements professionnels (réservation de billets de transports, prendre les rendez-vous, établir les ordres de mission et les états des frais de mission)
- Organiser les réunions de direction, rédiger les comptes rendus et les diffuser
- Gérer le secrétariat administratif de la direction (accueil, gestion des courriers et mails, mise à jour des dossiers)
- Assurer la gestion administrative et logistique du Conseil d'Administration et du Comité Social d'Administration et leur suivi (convocation, préparation des délibérations, rédaction des procès-verbaux et autres, ...)
- Gérer le bureau d'ordre le classement des dossiers et l'archivages
- Gérer les fournitures administratives, recensement et répartition,
- Suivre les demandes de privatisations d'espaces en lien avec le secrétaire général, la responsable de la communication et du partenariat et le responsable accueil surveillance sécurité-sûreté et maintenance
- Veiller au respect de la charte graphique