Assistant Technique Secteur Immobilier H/F Workteam

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion administrative et opérationnelle au sein de son service/site.
Gestion administrative technique
- Participer aux réunions d'administration et d'exploitation du site avec le propriétaire, les locataires
et les entreprises et le responsable d'opérations
- Retranscrire les compte-rendu
- Gérer le classement et l'archivage des pièces papier et informatique
- Gérer les tableaux de suivi des contrats du site et contrôler la qualité de certaines prestations avec
le responsable de service/site
- Réaliser, affranchir, poster et dispatcher les courriers (chrono, agenda)
- Gérer des appels téléphoniques (relations clients et fournisseurs)
- Commander les fournitures de bureau
- Etablir et envoyer les bons de commande
- Gérer des dossiers assurances
- Etablir des rapports d'exploitation avec le responsable de service/site
Gestion administrative du patrimoine
- Rédiger les comptes rendus de réunion
- Aider à la planification des rendez-vous et réunions
- Aider à la rédaction et mettre en forme le courrier des membres de l'équipe
- Mettre à jour les données locataires : congés, arrêtés de comptes, RIB...
- Constituer les dossiers de reporting trimestriel mandant et le transmettre au client
- Assurer le suivi de divers tableaux de bord
- Assurer le classement physique des pièces de gestion, favoriser la gestion dématérialisée de
l'ensemble des documents
- Assurer le suivi et la transmission des états informatiques
- Réaliser des activités ponctuelles selon les priorités de l'équipe de gestion : intégration des
données de gestion dans l'outil informatique, aide à la préparation des dossiers de data-room etc...
- Apporter son assistance à l'équipe de gestion dans l'activité du service/site
Gestion et suivi budgétaire
- Gérer la facturation exploitation et travaux.
- Etre en relations avec le comptable en charge de la comptabilité générale du site.
- Enregistrer les factures à l'aide du logiciel comptable (Altaix)
- Contrôler les dépenses et suivre les comptes en relation avec la Comptabilité
- Préparer, en accord avec sa hiérarchie, les différentes Assemblées Générales auxquelles il/elle
participe et en établit les rapports de délibération, ainsi que pour les conseils syndicaux.
Relations client
- Assurer les tâches administratives de gestion courante et apporter son assistance aux membres
de l'équipe
- Donner un premier niveau d'information aux différents interlocuteurs (locataires, prestataires etc.)
- Apporter les réponses aux courriers de réclamations en lien avec l'équipe de gestion
- Prendre en charge les appels téléphoniques clients et le courrier (réception, tri et envoi)
- Favoriser la bonne circulation des informations entre les membres de l'équipe et les autres services
- Accueillir ponctuellement physiquement les clients externes