Office Project Manager & Assistant de Direction Générale Bilin H/F

Ciorane

Missions principales
Assistanat de Direction Générale
- Gérer l'agenda du Directeur Général (rendez-vous, réunions, déplacements).
- Filtrer les appels, traiter les courriers et emails.
- Accueillir les interlocuteurs internes et externes.
- Préparer les réunions, dossiers, supports et comptes rendus.
- Organiser la logistique des événements professionnels.
- Assurer le suivi, l'archivage et la mise à jour de la documentation.
- Produire des reportings, tableaux de bord et indicateurs de suivi.
- Rédiger des supports de communication internes et externes.
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Rôle transverse & coordination
- Centraliser et diffuser l'information de manière fluide.
- Travailler en lien avec les équipes internes (IT, finance, RH, marketing) et les prestataires externes.
- Adapter la communication selon les interlocuteurs et les contextes.
- Participer au pilotage et au suivi de projets transverses.
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Office Management & gestion des locaux
Déménagement des sites (Paris & Lyon)
- Participer au pilotage du projet de déménagement avec la DRH et la direction.
- Coordonner les prestataires et assurer le bon déroulement opérationnel.
- Préparer les locaux pour l'accueil des collaborateurs.
Gestion du bureau
- Gérer les stocks (fournitures, matériel, consommables).
- Organiser les espaces de travail (postes, salles, badges).
- Coordonner les prestataires (ménage, maintenance, IT).
- Suivre les aménagements et déménagements internes.
Administration générale
- Gérer le courrier.
- Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus.
- Gérer les notes de frais.
- Passer les commandes et vérifier leur conformité.
- Suivre l'exécution de certains contrats.
- Apporter un support ponctuel à l'administration des ventes.
- Réaliser toute mission liée au bon fonctionnement de l'entreprise.
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Compétences requises
Techniques & outils
- Très bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Utilisation d'outils collaboratifs et de communication.
- Connaissances en gestion administrative et en droit du travail.
- Gestion de la documentation et des reportings.