Secrétaire H/F skorann

Nous recherchons un/e Secrétaire pour un de nos coopérateur dans un Foyer d'Herbergement sur le secteur de Saint-Malo

1. Accueil

Accueillir physiquement les personnes

Répondre au téléphone

Orienter les appels

Transmettre les messages téléphoniques et mails (internes et externes)

Prendre et gérer les rendez-vous

2. Administration des usagers

Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers

Constituer les dossiers de demande d'admission (Aide Sociale, Aide au Logement)

Relancer les familles et partenaires sociaux pour les documents manquants

Tenir à jour le classeur des candidatures d'usagers en attente

Mettre à jour le tableau des notifications MDPH

Effectuer les demandes et renouvellements (CDAPH, AAH, carte d'invalidité, ACTP...)

Suivre les entrées et sorties des usagers

Informer les familles des modifications de fonctionnement

Informer les familles sur la vie associative

Suivre les arrêts de travail des usagers

Établir l'état de présence et le transmettre au centre administratif

Préparer les navettes salaires des usagers

Établir les tableaux de retours en famille

Transmettre trimestriellement la liste des usagers à la CPAM

Transmettre les demandes de prise en charge individuelle à la CPAM

Préparer et suivre les déclarations d'accidents du travail (CHSCT)

Gérer la base informatique des usagers

Constituer les dossiers de sinistres

Établir les attestations annuelles d'heures d'équivalence

Contribuer aux indicateurs d'activité et de gestion (ISMS)

3. Comptabilité

Réceptionner et vérifier les factures fournisseurs

Vérifier les bons de livraison

Transmettre les informations pour imputation comptable

Mettre en paiement les factures fournisseurs

Rapprocher devis, commandes et bons de livraison

Établir les factures clients et usagers

Suivre, pointer et enregistrer les règlements

Effectuer les remises en banque

Réaliser les transferts comptables

Participer au suivi des caisses de l'établissement et des résidents

Créer des supports et outils comptables

4. Gestion des ressources humaines

Gérer la base informatique des salariés

Tenir à jour le registre du personnel

Établir les DUE

Créer et gérer les dossiers administratifs du personnel

Suivre les arrêts de travail des salariés

Préparer et suivre les déclarations d'accidents du travail (CHSCT)

Préparer les navettes salaires

Constituer les dossiers de formation

Transmettre les offres d'emploi et demandes de stage au siège et à Pôle Emploi

Participer à l'organisation des élections des instances représentatives

Gérer l'affichage obligatoire