Chargé·e des Intervenants H/F Institut Lyfe

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un·e Chargé·e des Intervenants F/H en CDI dès que possible pour venir compléter les équipes de la Direction de l'Expérience Etudiante (DEE) de l'Institut Lyfe.

Les principales missions sont les suivantes :

1/ Gestion des intervenants vacataires :

- Transmettre les informations nécessaires à la mise en place des contrats des vacataires et à leur suivi, aux services RH et Comptabilité ;
- Contrôler les heures effectuées, l'utilisation des outils associés (Hyperplanning, Canvas...) et la bonne transmission des frais de mission pour la mise en règlement de la prestation par le service RH ou comptabilité. En cas de litige, transmettre les éléments permettant de statuer.
- Produire des reportings pour faciliter l'analyse des coûts et proposer des optimisations.
- Suivre les process mis en place, notamment au sein de la Direction de l'Expérience Etudiante et en rédiger de nouveaux si besoin. Travailler en étroite collaboration avec la Direction Académique, le service RH et le service Comptabilité afin d'optimiser la transmission des informations et l'efficacité des process.

2/ Gestion de la base de données intervenants :

- S'assurer de la collecte de l'ensemble des documents de référence (CV, copie de diplômes, déclaration d'activité, fiche enseignant, etc.) afin de constituer et compléter chaque année la base de données des enseignants permanents et vacataires
- Coordonner la mise à jour de la base de données administratives et académiques, en assurer la fiabilité. Travailler en relation avec la Direction de la Qualité et des Accréditations (DQA) à son optimisation pour répondre aux besoins des accréditations ;
- Gérer l'archivage des données de la base ;
- Superviser la demande des autorisations pour enseigner auprès du Rectorat et leur archivage.
- Participer à la recherche, au déploiement puis à la mise en oeuvre d'un outil de gestion dédié. Être leader dans ce projet.
- Produire e cahier des charges de reportings, pour répondre aux besoins internes et externes

3/ Animation opérationnelle des professeurs permanents et vacataires :

- Compiler les plans de charge et collaborer avec la planification sur le paramétrage d'Hyperplanning et la compilation de la maquette opérationnelle.
- Communiquer les règles et les process de gestion opérationnelle aux intervenants. Assurer le suivi et le respect de ces règles en lien avec les autres pôles de la DEE.
- Organiser des réunions régulières avec les intervenants pour les informer, participer à la rédaction de livrets, handbooks...
- Faciliter ainsi leur intégration et leur compréhension de la vie de l'Institut.
- Orienter les intervenants vers les interlocuteurs appropriés des autres pôles de la DEE ou des autres services de l'Institut.
- Tenir compte des difficultés remontées. Être proactif·ve et porteur·se de solutions en produisant notamment chaque année un document de retour sur expérience avec propositions d'amélioration.

Cette liste n'est pas exhaustive et vous pouvez être amené·e à réaliser des missions transverses permettant de contribuer à la performance du service.