Assistant ou une Assistante Administrative - Grand Poitiers Communaute Urbaine H/F

Structures de coopération territoriale

Un Assistant ou une Assistante Administrative
Assistant ressource

Direction Générale Adjointe Transition Ecologique
Direction Eau - Assainissement
Cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux
A temps complet

Présentation de la direction La Direction Eau - Assainissement est intégrée à la Direction Générale Adjointe Transition écologique de Grand Poitiers Communauté urbaine. Forte de 160 agents, cette Direction participe à l'aménagement et à la qualité du territoire de Grand Poitiers et assure : la production d'eau potable pour la population de Grand Poitiers (140 000 hab./13 Communes), la distribution de l'eau potable, la collecte des eaux usées, le traitement des eaux usées et le contrôle des rejets, les études et les travaux ainsi que l'accueil abonnés et la facturation.

Sous l'autorité du responsable du pôle Production eau potable, vous assurerez l'accueil et le secrétariat du pôle et assisterez administrativement l'équipe Protection de la ressource.

Vos activités Accueil physique et téléphonique du site
* Réponse aux appels téléphoniques et prise des messages
* Accueil des visiteurs du site (livreurs, prestataires...)

Secrétariat du pôle
* Gestion de la boite mail générique
* Gestion des courriers sous S@lut : mise en forme, suivi...
* Contrôle et gestion des demandes d'accès des opérateurs téléphoniques
* Gestion des documents RH pour les agents, référents Incovar
* Compilation et saisie des éléments variables (heures supplémentaires, indemnités)
* Diffusion des documents et informations de communication de la direction et de la collectivité
* Classement et archivage des documents notamment des analyses du contrôle sanitaire
* Commande des fournitures de bureau
* Suivi des commandes / marchés publics

Assistance administrative de l'équipe Protection de la ressource
* Secrétariat (courriers, mailing, ...)
* Rédaction des comptes rendus (comité technique, comité de pilotage...)
* Gestion des dossiers de subvention (demande d'aide, solde...)
* Suivi financier des programmes Re-Sources
* Participation à l'élaboration et à la diffusion (page web) des documents de communication
* Veille documentaire / Revue de presse
* Gestion de la boite générique Re-Sources
* Appui logistique et organisationnel

Activités complémentaires
* Participer au réseau des assistantes administratives de la DEA
* Apporter soutien aux assistances administratives de la DEA en cas de besoin

Conditions d'exercice des missions * Lieu de travail principal : Poste basé à l'usine de production d'eau potable de Bellejouanne à Poitiers