Assistante de Gestion Administrative - Lorrain H/F

Communes

Sous l'autorité du responsable du service Population / État civil et en lien avec les élus délégués, l'Assistante de gestion administrative à l'État civil assure l'accueil du public et la gestion administrative des actes d'état civil.
Elle garantit la fiabilité juridique des actes, la qualité du service rendu aux usagers et le respect des obligations réglementaires dans un cadre de proximité propre aux petites collectivités.

Activités techniques

Accueil et relation à l'usager

Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés ;

Informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches d'état civil ;

Gérer les situations sensibles avec écoute, neutralité et discrétion.

Gestion de l'état civil

Instruire et rédiger les actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, PACS le cas échéant) ;

Assurer les mises à jour des registres (mentions marginales) ;

Délivrer les copies intégrales, extraits et documents administratifs ;

Préparer et suivre les dossiers de mariage et de PACS ;

Participer à l'organisation matérielle des cérémonies civiles.

Gestion administrative complémentaire

Assurer la tenue et la conservation des registres (papier et dématérialisés) ;

Gérer les transmissions dématérialisées vers les organismes concernés (INSEE, parquet, préfecture) ;

Participer à la gestion des titres d'identité (selon organisation : CNI, passeports) ;

Apporter un appui administratif aux autres missions du service Population (élections, recensement citoyen, cimetières).

Sécurisation juridique et qualité

Veiller à l'application stricte de la réglementation en matière d'état civil ;

Mettre en oeuvre les procédures et consignes ministérielles ;

Alerter la hiérarchie en cas de situation juridique complexe ou à risque.

SAVOIR-FAIRE

Appliquer la réglementation de l'état civil avec rigueur ;

Rédiger des actes administratifs et juridiques sans erreur ;

Utiliser les logiciels métiers d'état civil ;

Organiser et suivre des dossiers dans le respect des délais ;

Accueillir le public avec professionnalisme et pédagogie ;

Gérer des situations émotionnellement sensibles ;

Travailler en équipe et rendre compte à la hiérarchie.