Assistante de Direction - Mairie de Arras H/F

Communes

Mécénat :

La recherche de partenaires est un enjeu important pour la Ville d'Arras. Elle a su s'organiser en créant
la direction de la stratégie partenariale dédiée à la recherche de partenariats publics. Afin de
poursuivre son développement, dans un contexte financier contraint mais ambitieux, la ville a créé la
Direction des grands projets et du mécénat.
S'attachant à tous les secteurs d'activités de la collectivité (investissements sur le patrimoine, action
sociale et solidaire, évènements et politique culturelle...), cette direction met en oeuvre la politique de
mécénat définie.
La Direction du mécénat est chargée de rechercher, auprès des entreprises, des soutiens financiers ou
des solutions à une problématique identifiée. À travers des partenariats stratégiques, ses actions visent
à développer et diversifier les ressources internes, à inscrire la collectivité dans un cercle vertueux
économique.

Projets :

La Ville d'Arras met en oeuvre un ambitieux programme d'investissement. Il s'agit en particulier de
projets sur le patrimoine bâti. La réhabilitation de l'abbaye St Vaast et son projet hôtelier constituent
financièrement mais aussi administrativement, juridiquement et techniquement le projet le plus complexe.
Pour autant, d'autres projets, en particulier intercommunaux nécessitent un pilotage dédié particulier et
un investissement humain important : projets de salle à vocation culturelle Arras Dainville, salle
multiactivités Arras Beaurains, toitures de l'hôtel de ville, Tiers-lieux Baudimont...

Votre mission comportera de manière spécifique les activités suivantes :

Assister la Directrice des grands projets et du mécénat :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gestion de l'agenda : organisation de l'agenda, prise et suivi de rendez-vous,
- Planification et organisation des instances liées aux grands projets suivis par la direction
- Rédaction, mise en page et diffusion des ordres du jour, des comptes-rendus et des annexes
- Mise à jour des différentes listes de participants
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs et du courrier postal
- Organiser les réunions et leurs logistiques

Participer au suivi administratif et financier des projets en lien avec la directrice :

- Suivi des courriers, parapheurs, notes
- Rédaction et mise en page de documents : notes, documents de présentation
- Rédaction de courriers
- Organisation des rendez-vous, visites et déplacements (ordre de missions, réservations, états
de frais)
- Gestion du classement et de l'organisation des documents sur le serveur
- Rédaction et suivie des conventions de mécénat
- Suivi financier du budget de la direction : bon de commande, suivi des factures...