Gestionnaire Administrative Secteur Travaux Maintenance H/F AP-HP

MétierEmployé - Agent administratifType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationDirection des Investissements et de la MaintenancePrésentation du service
La Direction des investissements et de la maintenance a pour mission de conduire la politique patrimoniale du groupe hospitalier, pour les volets Equipements, Travaux et Maintenance, dans le cadre du plan stratégique de l'AP-HP.
Elle rassemble la Direction des travaux, de la maintenance et des équipements du GH dont les services techniques, les ateliers biomédicaux, la sécurité incendie et le Département Administratif Travaux et Equipements.

Elle élabore, négocie, planifie, réalise et pilote l'ensemble des dossiers portant sur l'investissement et la maintenance du parc d'équipement et du patrimoine immobilier.
Elle met en oeuvre la politique institutionnelle de sureté de fonctionnement, de maintenance et de prévention des risques techniques et sanitaires, notamment vis-à-vis des rayonnements ionisants, légionnelles, amiante, incendie, etc.
Vos missions
Missions générales :

o Assurer la gestion administrative et comptable des dépenses d'exploitation (marchés d'entretien) du secteur ouest.

Missions permanentes :

o Saisir les commandes, dans le respect des règles, procédures de la comptabilité publique sur SAP en s'assurant que toutes les informations requises sont mentionnées sur les demandes,
o Transmettre les bons de commandes aux différents interlocuteurs et s'assurer de leur réception,
o Assurer le traitement (service fait) et l'envoi des factures au vérificateur pour vérifications/révisions puis au service facturier pour mise en paiement,
o Gérer la dématérialisation des commandes et des factures,
o Traiter les rejets du service facturier et les litiges avec les fournisseurs,
o Effectuer les relances de facturation auprès des fournisseurs,
o Assurer le bon fonctionnement de la clôture budgétaire annuelle,
o Suivre les délais de paiement,
o Rédiger des courriels associés à l'activité du gestionnaire,
o Répondre aux appels téléphoniques et mails des différents interlocuteurs (ingénieurs, techniciens, cadres, service facturier, fournisseurs...),

Missions ponctuelles ou spécifiques :

o Assurer la polyvalence avec les gestionnaires du même secteur (hors opérations de grands travaux);
o Participer à l'établissement et à la mise à jour de procédures.
Profil recherché
Savoir-faire requis :

o Esprit d'équipe, polyvalence
o Organisation et méthode
o Sens du dialogue et des Relations Humaines
o Rigueur et discrétion professionnelle
o Autonomie et sens des priorités

Connaissances associées :

o Connaissance des principes de la comptabilité publique
o Connaissances sur les procédures d'achats et les marchés publics
o Maîtrise de NSI GESTION SAP souhaitée
o Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word...)
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail8h30 - 16h00 ou 9h00-16h30TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP
- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Place en crèche selon disponibilités
- Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos
Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas...) et de vacances à tarifs préférentiels ainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge
- Accès à une offre de formation continue conséquente

Description de l'hôpitalSitué à Paris (18ème arrondissement), l'hôpital Bichat comprend l'un des plus importants services d'accueil des Urgences de l'agglomération parisienne et effectue une prise en charge spécialisée et de référence dans la plupart des disciplines médicales et chirurgicales. Son service de gynécologie-obstétrique comprend une néonatalogie de type 2BRéférence de l'offre2026-20462