Secrétaire-Assistant de la Cheffe du Bureau Justice Pénale et Civile Jpc Sgae H/F

Ministere de L'economie et des Finances

Le/la titulaire du poste assure le secrétariat et les missions d'assistant(e) auprès du bureau "Justice pénale et civile". A ce titre, il/elle est chargé(e) de manière non exhaustive de :

- Gérer et remplir l'agenda électronique du bureau (inscription des réunions, groupes de travail) et mise à jour régulière ;

- Organiser et planifier les réunions préparatoires aux groupes de travail (détermination d'une date utile, réservation de salle, convocation des participants, accueil, etc.) ;

- Constituer des dossiers, notamment des groupes de travail du Conseil et du Conseil JAI, et insérer/imprimer les documents liés à ces groupes ;

- Préparer les trames d'instructions et les productions écrites en vue des groupes de travail du conseil ;

- Assurer la diffusion des documents aux ministères (ordres du jour, documents de séance, instructions, notes, etc...)

- Tenir à jour les archives de l'activité du bureau à l'aide d'un serveur commun : courrier "départ", documents relatifs à la préparation des groupes de travail (ordres du jour, documents de séances, instructions, notes, etc.) puis à leur suite (note des autorités françaises, notes diplomatiques, etc.) ;

- Tenir à jour les statistiques de l'activité de production du bureau : nombre de notes des Autorités Françaises, d'instructions mensuelles/annuelles ;

- Assurer le suivi de la transmission des documents utiles au centre de documentation ;

- Organiser les réunions et les déplacements de la cheffe de bureau ;

- Compléter les documents hebdomadaires relatifs à l'activité du bureau (points hebdos / mensuels), à l'aide de l'outil RESANA ;

- Organiser au quotidien l'accueil téléphonique ;

- Traiter le courrier (papiers/courriers) et en assurer la diffusion et le classement ;

- Gérer les aspects logistiques de l'activité du bureau (fournitures; déplacements des agents...) ;

- Constituer et tenir à jour les listes de diffusion électroniques (Outlook) des ministères ;

- Prendre en charge une partie du recrutement des stagiaires (classement des CV et lettres de motivation, prise de rendez-vous, préparation des dossiers documentaires remis aux stagiaires du bureau, envois de réponses...) ;

- Assister à des réunions et en établir le compte-rendu ;

- Assurer une veille de l'actualité juridique et politique des thèmes traités par le bureau et en diffuser l'information entre ses membres ;

- Toute tâche en lien avec les fonctions ou utile au regard du bon fonctionnement du bureau.

Conditions d'exercice particulières

Pics saisonniers et grande disponibilité.

Possibilité de réaliser une partie des activités en télétravail (1 à 2 jours)