Assistant Gestion Budgétaire et Communication H/F

SIAAP

1. Secrétariat de la Direction (accueil téléphonique, rendez-vous, enregistrement des RV dans le logiciel
Websésame, courriers, mise en forme de documents, etc)
2. Comptabilité de la communication : suivi de la partie comptable avant la mise en paiement, en lien avec
le service Comptabilité.
Mise en signature des devis et bons de commande ; transmission au service Comptabilité et aux
prestataires ; suivi des factures dans I-Parapheur ; élaboration de « marchés sans publicité ni mise en
concurrence » suivant modèle type, suivi avec le service de la comptabilité et la Direction des marchés
publics
3. Insertions publicitaires dans les magazines des mairies riveraines et presse spécialisée : suivi du budget
annuel, élaboration des marchés suivant modèle, envoi des ordres d'insertion, mise au format des visuels
par l'agence, validation des BAT, suivi de fabrication, classement des justificatifs et validation du service
fait.
4. Conventions du SIAAP avec des associations ou des communes : suivi des conventions en lien avec les
partenaires concernés et la Direction juridique du SIAAP : envoi des courriers, suivi des signatures des
conventions, demandes et suivi des rapports d'activités des partenaires des conventions.
5. Gestion de la boite aux lettres électronique générale du SIAAP : réponse aux questions/demandes à
partir des modèles types ou en redirigeant vers les interlocuteurs adéquats
6. Organisation d'événements :
- événements extérieurs avec stand SIAAP (participation à des salons par ex.) : lien avec les
organisateurs, préparation du matériel (goodies, roll-up, ...), gestion et suivi des livraisons sur place et de
l'enlèvement, etc ;
- événements internes (type séminaires, portes ouvertes, journées spéciales, etc.) organisés par les
directions ou les sites pour les relations avec le prestataire événementiel ou traiteur, avec demande de
devis et suivi du prestataire