Assistant Administratif BTP H/F Hays

Missions principales :

L'assistant administratif assure le traitement administratif des dossiers et la circulation des informations au sein de l'entreprise, en lien avec la direction et les différents services.

Il prend en charge notamment les missions suivantes :

* Il assure la gestion administrative courante : frappe de courriers, mise en forme de documents, diffusion et archivage des informations (e-mails, notes, courriers).

* Il suit administrativement certains dossiers de manière complète (contrats de maintenance, dossiers techniques).

* Il coordonne ponctuellement l'aspect administratif des équipes chantiers.

* Il participe à la gestion administrative et comptable de la structure, notamment le suivi des encaissements et les relances clients, en lien avec le cabinet d'expertise comptable.

* Il assure l'accueil des visiteurs, clients et fournisseurs, gère les appels et planifie les rendez-vous.

* Il trie, distribue, affranchit et enregistre le courrier, et gère les messages électroniques.

* Il met à jour les outils de suivi d'activité (tableaux de bord, indicateurs, pointages).

* Il surveille et contrôle le suivi administratif des contrats de maintenance.

* Il procède à l'indexation et à l'archivage des dossiers et comptes rendus.

* Il rédige et met en forme des documents administratifs et juridiques (contrats, procès-verbaux, documents internes).

* Il assure le suivi administratif des dossiers du personnel et organise la logistique liée aux formations et aux recrutements.

* Gérer les actions de fidélisation clients, notamment les cadeaux de fin d'année et le suivi des listings.

* Assurer une veille active sur les appels d'offres publics (pré-sélection, analyse, constitution des dossiers de réponse).

* Rédiger les documents liés à la sécurité des chantiers (PPSPS) sur demande des responsables d'opérations.