Secrétaire du Pôle de Médecine de Prévention H/F

College de France

Le Collège de France est un grand établissement public d'enseignement supérieur et de recherche. Institution unique en France et sans équivalent à l'étranger, le Collège de France répond à une double vocation : être à la fois le lieu de la recherche la plus audacieuse et celui de son enseignement. Voué à la recherche fondamentale, le Collège de France possède cette caractéristique singulière : il réalise puis enseigne « le savoir en train de se constituer dans tous les domaines des lettres, des sciences ou des arts ». N'ayant pas pour objet de délivrer grades ou diplômes, ses enseignements sont ouverts à tous, sans condition ni inscription.

Depuis 2019, le Collège de France est membre associé de l'Université Paris Sciences et Lettres (PSL).

Le Collège de France est attaché à sa responsabilité sociale, sociétale et environnementale. Il place ainsi au coeur de sa politique de ressources humaines les enjeux de transparence, d'équité de traitement, d'égalité femme-homme, de prévention et de lutte contre les discriminations, de diversité et d'accès à l'emploi des personnes en situation de handicap.

Environnement de travail
La direction des ressources humaines est composée de 22 agents et organisée autour de 5 pôles (affaires générales, pilotage de la masse salariale, gestion des personnels et qualité de vie au travail, accompagnement professionnel, médecine de prévention).

Missions
Le pôle de médecine de Prévention du Collège de France a pour mission de promouvoir la santé du personnel. Cette mission s'articule autour de deux axes principaux: la surveillance médicale et la prévention individuelle et collective.
Placé.e sous l'autorité hiérarchique du médecin du travail, vous veillerez au bon fonctionnement du service médical, notamment la gestion administrative des données des personnels et contribuerez à la délivrance des renseignements d'ordre général.

Activités principales
- Accueil physique et téléphonique des agents des services
- Donner les renseignements ou les rendez-vous
- Planifier les visites médicales, envoyer les convocations (logiciel KITRY)
- Taper les rapports et courriers administratifs et les transmettre aux destinataires
- Assurer la gestion de la partie administrative des dossiers médicaux des personnels (KITRY)
- Enregistrer les courriers (arrivée et départ)
- Assurer le suivi du fonctionnement du service médical (concernant les fournitures, la maintenance des équipements, la documentation)

Compétences opérationnelles
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Maitrise des outils informatiques : logiciels Word, Excel, PowerPoint, messagerie, KITRY
- Anglais

Compétences comportementales
- Respect du secret médical
- Sens de l'organisation, rigueur, esprit d'équipe et discrétion.
- Sens relationnel

Diplômes / Expérience
Diplôme d'un niveau 4 : BAC, brevet de technicien ou brevet professionnel
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
Un brevet de secourisme serait un plus
Expérience souhaitée sur un poste similaire

Profil de poste
Catégorie C - Adjoint
temps de travail : 60 %
CDD 1 an

Modalités de candidature
Le dossier de candidature, constitué des documents suivants :
- Une lettre de motivation
- Un curriculum vitae précisant l'employeur et la situation statutaire

Il doit être adressé dans un délai de 1 mois suivant la publication à la Direction des Ressources Humaines à l'adresse suivante :
****@****.**