Secretaire Assistante H/F Croix-Rouge française

MISSIONS ET ACTIVITÉS

- Accueil - Écoute - Orientation
- Gestion courante de la Délégation Territoriale
- Évènementiel et communication
- Gestion de la flotte automobile

MISSION 1 : Accueil - Écoute - Orientation

- Accueil, écoute, information et orientation du public (physique et téléphonique)
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs - Saisie et suivi
- Réceptionner, trier, vérifier et diffuser le courrier et les courriels - Saisi et suivi

MISSION 2 : Gestion courante de la Délegation Territoriale

- Antennes locales : traitement administratif, information, suivi des dossiers et des activités
- Saisie et suivi des aides financières des bénéficiaires
- Traitement correspondance entrante et sortante, rédaction et envoi de réponses
- RH - Suivi salariées, médecine du travail et variables de paie - Enregistrement et envoi (depuis décembre 2023)
- Mise à jour administrative des informations bénévoles sur GAIA Contacts / Élus
- Envoie des invitations du CT, rédaction du PV à partir des éléments donnés et envoie aux membres
- Suivi administratif des stagiaires, des services civiques (documents A/D, médecine du travail)
- Organiser les déplacements des membres du bureau
- Relations avec les prestataires et les fournisseurs : négociation devis, suivi des commandes, des achats et des factures
- Gestion et organisation des plannings et formations
- Gestion des stocks fournitures
- Tenue des dossiers, préparation de documents, classement, archivage

MISSION 3 : Evènementiel et communication

- Interface interner/externe
- Aide logistique à l'organisation d'évènements
- Mise en page divers contenus, création affiches, cartons d'invitation
- Saisie, suivi et statistiques divers évènements (quête nationale)

MISSION 4 : Gestion de la flotte automobile

- Suivi et actualisation documents parc automobile complet
- Planning réservations des véhicules DT83
- Coordination des entretiens et réparations, PV et sinistres