Assistant de Direction - Metropole Lyon H/F

Etablissements publics locaux

Riche de ses 9 600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 million d'habitants et son territoire : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, numérique.
Rattaché au directeur général adjoint (DGA) au développement responsable, l'assistant a pour rôle de faciliter le quotidien professionnel du DGA en réalisant et/ou en coordonnant toutes les tâches liées à son activité. Il assure un rôle d'interface avec tous ses interlocuteurs internes et externes.

VOS MISSIONS:
- assurer la gestion de l'agenda du DGA : prendre les rendez-vous, en assurer le suivi et préparer les dossiers en amont,
- préparer et organiser les rencontres avec le Cabinet du Président et la direction générale : anticiper la constitution des dossiers et les personnes à mobiliser,
- participer aux réunions du comité de délégation ou toute autre réunion en fonction des besoins, préparer la collecte de documents à diffuser en fonction de l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus et les diffuser,
- assurer le suivi du circuit de visas et signatures des notes et délibérations, réceptionner les parapheurs et les distribuer aux directions et services concernés,
- assurer l'interface entre les différents services de la délégation, faire le lien avec les autres délégations/directions de la Métropole de Lyon et les organismes extérieurs,
- assurer le traitement et le suivi du courrier du DGA : réception, saisie, distribution, suivi des réponses,
- accompagner le DGA dans le traitement de ses mails (classement, réponses de 1er niveau, rôle d'alerte),
- accueillir physiquement, donner un premier niveau d'information,
- organiser les réunions, séminaires et interventions (assurer la logistique et l'accueil matériel),
- préparer tout type de documents, les mettre en forme et s'assurer de leur cohérence,
- organiser les déplacements du DGA, élaborer les ordres de mission par anticipation,
- assurer la gestion des commandes (documentation et revues, fournitures de bureau, plateau repas, etc.),
- archiver et classer.
Le travail est réalisé en étroite collaboration avec l'assistante de la directrice ressources.

CONDITIONS DE TRAVAIL:
- lieu : hôtel de la Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon
- temps de travail : cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT).
- déplacements : pas de déplacement prévu dans le cadre des missions.
- conditions d'exercice : - disponibilité nécessaire en fonction des besoins.