Assistant - Assistante de Direction H/F

AVATH

ESAT se situant à Cuers recherche une/e assistant/e de direction.

Missions & Activités :

* Accueil et standard
- Accueil physique du public
- Standard téléphonique
- Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier papier et emails
- Diverses autres tâches de secrétariat ponctuelles suivant les besoins

* Gestion commerciale
1° Fournisseurs
- Préparation règlements et suivi fournisseurs
- Remise à la comptabilité pour enregistrement et paiement par virement
- Traitement réclamations fournisseurs

2° Clients
- Vérification des bons de commande et de livraison correspondants
- Facturation mensuelle chronologique via le logiciel GESTION COMMERCIALE
- Envoi des factures aux clients et transmission de la copie à la comptable, archivage
- Saisie et suivi des échéances des contrats clients, devis (espaces verts et voirie, et restaurant), demandes de prix
- Révision tarifaire annuelle et suivant calculs contractuels spécifiques selon le client
- Gestion administrative des dossiers d'appel d'offres et contrats

* Achats
- Réception et traitement des demandes d'achats du personnel

* Gestion administrative des salariés de l'ESAT (en lien avec le service RH, comptabilité et paie du siège)
- Planification des visites médicales périodiques et suivi des échéances
- Suivi des absences, maladies, récupérations, congés
- Déclarations d'Accident de Travail et mise à jour du Document Unique
- Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances
- Contrôle du fichier des repas mensuellement

* Gestion administrative des Travailleurs Handicapés de l'ESAT (en lien avec le service comptabilité et paie du siège)
- Dossiers d'embauche : DPAE, constitution du dossier, création contrat de soutien + toutes les formalités d'embauche
- Suivi des entrées, sorties, suivi notifications MDPH, comptes rendus, etc. logiciels/sites : OGIRYS et ViaTrajectoire
- Suivi des absences, maladies, récupérations, congés
- Déclarations d'Accident de Travail et mise à jour du Document Unique
- Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances
- Dossier Prévoyance
- Conventions de stage ou Mise à Disposition
- Planification des visites médicales et suivi des échéances
- Constitution des dossiers d'affiliation à la mutuelle
- Attestations employeur, courriers à la MDPH, mise sous pli des bulletins de salaire

* Volet institutionnel de l'ESAT
- Bilan d'activité annuel, enquêtes
- Actualisation des documents institutionnels (règlement de fonctionnement, livret d'accueil, projet d'établissement)
- Organisation du Conseil de la Vie Sociale du Pôle Travail

* Autres activités
- Organise et coordonne la transmission des informations sur les différents ateliers
- Veille au respect des procédures administratives, en lien avec la direction
- Rédige, informe et diffuse les notes d'informations, divers comptes rendus institutionnels
- Suivi et mise à jour des tableaux de bord
- Soutien administratif de l'équipe
- Déclaration et suivi des dossiers d'assurance

Profil
Qualification & Expérience
- BTS Assistant(e) de Direction ou équivalent
- Expérience préalable sur un poste de secrétaire/assistante de direction
- Expérience préalable dans le médico-social et en ESMS type ESAT, EA, IME est un atout

Compétences
- Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point) et systèmes d'information (SILAE, GEST COMM, OGIRYS par exemple)
- Organisation du travail, planification et rigueur
- Bonne capacité rédactionnelle
- Sens du contact et du service, bonne expression orale
- Savoir faire preuve de réactivité et dynamisme, d'une grande capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative, d'un esprit d'équipe et de résistance au stress
- Sens des responsabilités, la discrétion et confidentialité et sensible à la RGPD
- Savoir adapter une approche relationnelle l'égard des travailleurs handicapés