Coordonnateur des Secrétariats Médicaux - Archives Médicales H/F

Centre Hospitalier Comminges Pyrenees

Missions du poste :
Organiser, planifier et piloter les activités de secrétariat médical sur l'ensemble des secrétariats médicaux du Centre Hospitalier Comminges Pyrénées (hors laboratoire)
Veiller à l'efficacité et la qualité du service rendu.
Animer l'équipe des Assistantes médico-Administratives et des archivistes.
Assurer les entretiens de recrutement
Harmoniser les pratiques entre les différents secteurs de l'établissement et lien avec les organisations institutionnelles ;
Assurer le suivi des indicateurs relatifs à l'efficience des secrétariats médicaux,
Déployer un système qualité sur la base des référentiels qualité de l'HAS pour les secrétariats médicaux et les archives médicales
Assurer une veille réglementaire et organisationnelle et diffuser l'information dans les pôles
Participation active à la cellule d'identito-vigilance, rédaction des procédures, support de formation.

Connaissances : Savoir
Management, stratégie et organisation, conduite de changement,
Evaluation du risque et de la vigilance,
Communication et relations interprofessionnelles,
Evaluation de la charge de travail,
Organisation et fonctionnement d'un établissement de santé, et dans les domaines d'activités concernés,
Gouvernance des établissements de santé et leur financement,
Réglementation relative au dossier médical patient, DMP et du dossier patient informatisé,
Règlementation relative à la création, conservation et destruction d'archives médicales,
Connaissance PMSI facturation archives publiques,
Droit des patients et droit de la santé,

Technicités Savoir-faire
Utilisation des outils bureautiques et des logiciels métiers,
Identifier, analyser prioriser et synthétiser les processus,
Argumenter, convaincre les interlocuteurs dans le domaine d'activité,
Arbitrer et décider en veillant à favoriser les échanges et à maintenir la cohésion d'équipe,
Concevoir et mettre en uvre,
Piloter et évaluer les organisations,
Fixer des objectifs, mesurer les résultats, évaluer les performances collectives et/ou individuelles.
Gérer des effectifs ; informer la DRH des demandes de changements (affectation, quotité de travail),
Formaliser et mettre en place des plans d'actions,
Planifier, organiser et répartir la charge de travail,
Piloter, animer, communiquer et motiver les équipes, fédérer autour des projets institutionnels (volet secrétariat médical- archives médicales),
Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence ; savoir décider en situation complexe,
Dynamiser le collectif,
Faciliter le dialogue et les échanges au sein des équipes afin de prévenir et réguler les éventuels conflits,
Assurer et accompagner les personnes en reconversion ou reclassement professionnel en identifiant les compétences actuelles, et promouvoir la formation afin d'acquérir les compétences nécessaires au poste envisagé.

Aptitudes personnelles : Savoirs être
Rigueur,
Diplomatie et pédagogie pour transmettre aux équipes,
Porter et transmettre les valeurs du centre hospitalier,
Discrétion,
Équité et objectivité en toutes situations y compris en cas de conflit,
Capacité d'adaptation face à des situations variées, aux personnes, à la pluridisciplinarité,
Maîtrise de soi pour gérer des conflits ou en situation de crise,
Etre force de propositions.

Aptitude à travailler avec de multiples acteurs et disciplines différentes dans un même temps.
Quotité : 100 % du lundi au vendredi dont 10 % aux hôpitaux de Luchon