Assistant de Direction H/F Grand Lyon

- assurer la gestion de l'agenda du DGA : prendre les rendez-vous, en assurer le suivi et préparer les dossiers en amont,
- préparer et organiser les rencontres avec le Cabinet du Président et la direction générale : anticiper la constitution des dossiers et les personnes à mobiliser,
- participer aux réunions du comité de délégation ou toute autre réunion en fonction des besoins, préparer la collecte de documents à diffuser en fonction de l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus et les diffuser,
- assurer le suivi du circuit de visas et signatures des notes et délibérations, réceptionner les parapheurs et les distribuer aux directions et services concernés,
- assurer l'interface entre les différents services de la délégation, faire le lien avec les autres délégations/directions de la Métropole de Lyon et les organismes extérieurs,
- assurer le traitement et le suivi du courrier du DGA : réception, saisie, distribution, suivi des réponses,
- accompagner le DGA dans le traitement de ses mails (classement, réponses de 1er niveau, rôle d'alerte),
- accueillir physiquement, donner un premier niveau d'information,
- organiser les réunions, séminaires et interventions (assurer la logistique et l'accueil matériel),
- préparer tout type de documents, les mettre en forme et s'assurer de leur cohérence,
- organiser les déplacements du DGA, élaborer les ordres de mission par anticipation,
- assurer la gestion des commandes (documentation et revues, fournitures de bureau, plateau repas, etc.),
- archiver et classer.

Le travail est réalisé en étroite collaboration avec l'assistante de la directrice ressources.