Office Manager H/F Valobat

L'office manager F/H assurera l'organisation et l'optimisation de la mise à disposition des moyens et services nécessaires au bon fonctionnement du siège et des collaborateurs en région.

Plus précisément, il aura pour missions principales :

OFFICE MANAGEMENT

- Assurer la mise en oeuvre de la stratégie, le budget et la politique de gestion, de maintenance et d'entretien courant des locaux

· Piloter le renouvellement des baux, la recherche des locaux et négociation du loyer

- Planifier et encadrer les interventions d'installation, d'aménagement, de maintenance et de surveillance (réunions de chantiers, plomberie, chauffage, climatisation, électricité, parc photocopieurs, contrôle d'accès, détection incendie, BEAS, plan de prévention, nettoyage, recyclage, gestion des urgences...).

- Gérer les abonnements en coworking des collaborateurs régionaux

· Gérer le courrier, colis, recommandés

· Préparer les salles de réunions pour les événements internes

FLOTTE DE VEHICULES

· Construire et piloter les appels d'offres du renouvellement du parc de véhicules longue durée

· Assurer la gestion et le suivi du parc automobile en courte et longue durée (gestion et suivi des commandes, livraisons et retours, suivi régulier de l'état du parc et des lois kilométriques, gestion optimale des sinistres, litiges, contraventions, suivi des entretiens, contrôle technique..).

· Sensibiliser aux bonnes pratiques de conduite et d'utilisation du véhicule

· Gérer les badges de télépéage, carte Essence et autres accessoires nécessaires au bon fonctionnement du parc

· Suivi budgétaire, validation factures afférentes

ACHATS FRAIS GENERAUX (hors prestations opérationnelles de gestion des déchets)

· Négocier les achats de tout produit ou service dans les familles d'achats définies avec la direction financière aux meilleures conditions de qualité, logistique, prix, délais et contractuelles en respectant la réglementation et dans une logique d'achats responsables.

- Elaborer des cahiers des charge en vue d'appels d'offres et de la sélection de prestataires.

· Piloter les achats du parc de téléphonie, du petit matériel, des consommables, EPI, de la gestion du stock, suivi budgétaire et validation des factures afférentes.

· Assurer la gestion des commandes aussi bien dans l'interface métier (création commande, envois bons de commande aux fournisseurs et réception de la commande) qu'au niveau de la relation fournisseur.

· Être Garant de l'optimisation d'une base fournisseurs visant la centralisation et rationalisation des fournisseurs.

· S'assurer de la satisfaction client interne/collaborateur quant à l'offre de service ou produits apportée.

· Participer à l'élaboration de la politique de voyage et mettre en place les outils de suivi et d'analyse adéquats.

· Organiser le recyclage des équipements arrivés en fin de cycle de vie.

MISSIONS TRANSVERSES

· Participer à l'on/off boarding des collaborateurs (préparation remise et restitution du matériel tel que véhicule, téléphone, badges, EPI... en coordination avec Direction des Ressources Humaines et la DSI). Brief d'accueil (visite site, point sécurité...).

· Analyses et missions ponctuelles à la demande du manager.

· Élaborer les procédures de fonctionnement de son service et garantir leur mise à jour.

· Mettre en place un reporting régulier auprès de sa hiérarchie.

· Management d'équipe : encadrer une gestionnaire achat et services généraux.

Cette liste est non exhaustive et peut être amenée à évoluer.