Assistante Administrative CVC - 77 H/F DGE Bâtiment

Missions principales

Organisation, Support Dirigeant et Travaux

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps du dirigeant (RDV, courriers, e-mails, congés).
- Réceptionner et filtrer les appels (clients, fournisseurs, conducteurs de travaux).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du dirigeant et des chargés d'affaires (rapports, documentation technique, supports de réunion).
- Assurer le suivi administratif des chantiers : préparation des dossiers de démarrage, classement des pièces techniques et administratives.
- Organiser la logistique (réunions de chantier, déplacements, séminaires, conférences).

Gestion, Suivi et Documentation Opérationnelle

- Réceptionner, trier et dispatcher le courrier et les flux d'informations liés aux chantiers.
- Assister aux réunions (internes ou clients) et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser l'archivage des documents : contrats, plans, devis et dossiers de fin de chantier (type DOE).
- Gérer et actualiser la documentation réglementaire (normes CVC, habilitations, qualifications de l'entreprise).
- Suivre les indicateurs d'activité : mise à jour des tableaux de bord de suivi de travaux et reporting des heures.
- Réaliser les commandes de matériel, fournitures et consommables techniques ; vérifier la conformité des livraisons par rapport aux besoins des chantiers.
- Support à l'administration des ventes et achats : saisie des commandes, facturation clients (situations de travaux), et vérification des factures fournisseurs.

Communication

- Rédiger des supports de communication (notes internes, correspondances clients, rapports d'activité).
- Structurer la transmission des informations entre le bureau, les équipes de terrain (techniciens/monteurs) et les partenaires externes (sous-traitants, bureaux de contrôle).

Activités éventuelles

- Suivre les procédures d'appels d'offres : aide à la constitution des dossiers de candidature et de l'offre technique.
- Gestion administrative du personnel : suivi des pointages, visites médicales et formations spécifiques au bâtiment.
- Suivi financier des dossiers : relance clients, préparation des budgets d'affaires et participation aux négociations fournisseurs.
- Gestion des dossiers de sous-traitance : collecte des pièces administratives obligatoires et suivi des contrats.