Assistant de Direction et Chargé RH H/F

Academie des Beaux Arts

Placée sous l'autorité du secrétaire perpétuel de l'académie des beaux-arts, et par délégation, de la directrice de la Villa et Jardins Ephrussi de Rothschild, l'assistant(e) de direction -chargé(e) RH est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique directe de l'administratrice.

Elle sera le garant de :

- L'efficacité organisationnelle : coordination des services, gestion rigoureuse des dossiers administratifs et RH, anticipation des besoins logistiques.
- La cohésion d'équipe : soutien bienveillant des collaborateurs, gestion des talents et médiation pour un climat de travail harmonieux.
- Le respect des protocoles : application stricte des règles internes, conformité légale et sécurité des données sensibles.
- L'innovation et l'adaptabilité : proposition de solutions créatives pour optimiser les processus et s'adapter aux évolutions de l'institution.

L'assistant(e) de direction -chargé(e) RH travaillera au côté de l'administratrice avec une communication transparente, dans un climat de confiance et de sincérité, pour une collaboration fluide et efficace. Elle saura faire preuve d'une confidentialité absolue, une rigueur sans faille et une très grande organisation pour mener à bien toutes les missions confiées avec efficacité et discrétion.

Sans que cette liste ne revête un caractère limitatif, le candidat est chargé des missions suivantes,

- Assistanat de direction

Suivi des agendas
Rédaction de notes et courriers
Filtrage des appels
Réponses aux courriels des visiteurs (maîtrise de l'anglais)
Réservation et organisation des déplacements de l'administrateur
Suivi du budget général de fonctionnement

- Ressources humaines

- Communication avec le service RH de l'Académie des beaux-arts
- Transmission des variables de paie au service RH
- Entrées des agents : transmission des contrats et formulaires, saisie des quotas d'heures, suivi rigoureux des périodes d'essais.
- Demandes de visites médicales et suivi avec la médecine de prévention
- Sorties des agents : état liquidatifs, transmission des documents de fin de contrat
- Préparation des contrats saisonniers et de vacations horaires
- Suivi des absences, congés payés, JRTT, transmission des arrêts maladie au service RH, CET, préparation de courriers RH, attestations, ...
- Annonces de recrutement : préparation, publications (France travail, Indeed, Profilculture, ...), suivi des candidatures
- Préparation des conventions en lien avec les centres de formation, envoi pour signature par bordereau de transmission parapheur, suivi RP
Préparation des fiches de poste
- Suivi des formations des agents
Tenue et mises à jour des dossiers des agents

- Gestion administrative courante du site

- Gestion des commandes pour les besoins généraux du site via le logiciel de commande publique PEP (bon de commande, engagement juridique, service faits)
- Commandes : des titres restaurant, uniformes et EPI, fournitures administratives, ...
- Suivi des stocks de fournitures administratives et des uniformes (boutique, accueil, restaurant, cuisine, jardins, maintenance)
- Commande des menus du restaurant (envoi à l'agence de communication pour mise en page, vérification et envoi à l'imprimeur)
- Réservation et organisation des déplacement des agents
- Demandes de remboursements des frais de déplacement (conservation, boutique, ...)
- Organisation des évènements du personnel de la Villa et des jardins en collaboration avec le service évènementiel.

L ACADEMIE DES BEAUX-ARTS

L Académie des beaux-arts est l une des cinq académies composant l Institut de France. Réunissant 67 membres, 16 membres associés étrangers et 67 correspondants, elle veille à la défense du patrimoine culturel français et encourage la création artistique dans toutes ses expressions en soutenant de très nombreux artistes et associations par l organisation de concours, l attribution de prix, le financement de résidences d artistes et l octroi de subventions à des projets et manifestations de nature artistique. Instance consultative auprès des pouvoirs publics, l Académie des beaux-arts conduit également une activité de réflexion sur les questions d ordre artistique. Elle entretient en outre une politique active de partenariats avec un important réseau d institutions culturelles et de mécènes. Afin de mener à bien ces missions, l Académie des beaux-arts gère son patrimoine constitué de dons et legs, mais également d importants sites culturels tels que le Musée Marmottan Monet (Paris), la Villa et la Bibliothèque Marmottan (Boulogne-Billancourt), la Maison et les jardins de Claude Monet (Giverny), la Villa et les jardins Ephrussi de Rothschild (Saint-Jean-Cap-Ferrat), la Maison- atelier Lurçat (Paris), la Villa Dufraine (Chars) et la Galerie Vivienne (Paris) dont elle est copropriétaire.

LA VILLA ET LES JARDINS EPHRUSSI DE ROTHSCHILD

Séduite par la beauté du Cap Ferrat, la baronne Béatrice de Rothschild, épouse de Maurice Éphrussi, acquit en 1905 sept hectares de terrain sur la partie la plus étroite de la presqu'île, l'un des sites les plus admirables de la Côte d'Azur. Entourée par sept magnifiques jardins thématique et une roseraie, la Villa surplombe la baie de Villefranche-sur-Mer d un côté et la baie de Beaulieu de l autre. La Villa et les jardins sont classés Monuments historiques depuis 1993.

La gestion du site était concédée, depuis 1992, dans le cadre d une délégation de service public. Il est de nouveau géré, depuis le 1er janvier 2023, de manière directe par l Académie des beaux-arts qui s est engagée d une part, dans un important chantier de restauration et de mise en valeur des bâtiments, des jardins et des collections, d autre part dans le développement d un programme d accueil d artistes en résidence et, enfin, de la mise en place d une programmation culturelle de qualité. 30 agents environ sont affectés au fonctionnement du site. Cet effectif est complété, en haute saison et en fonction des évènements, par des contrats courts et des emplois saisonniers.

Venez nous rejoindre si vous avez envie de travailler dans un environnement dynamique, avec des beaux projets et surtout de prendre du plaisir lorsque vous irez travailler dans ce lieu magique.