Assistant de Direction- Gestionnaire Administratif - Mairie d'Autun H/F

Communes

La Ville d'Autun recherche un(e) assistant(e) de gestion administrative à la direction des Sports et Loisirs

Missions / conditions d'exercice :
Missions principales :
- Assurer le suivi de l'agenda, de l'emploi du temps et du planning du service (prise de RDV, courriers, e-mails,
congés...).
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des
courriers à rédiger puis envoyer.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour
'information).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (ordre de mission,
remboursement frais de déplacements, invitations à diffuser pour cérémonies ou inauguration...).
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers et projets.
- Réaliser un suivi administratif du personnel (congés, arrêt maladie, CET etc...).
- Réaliser le traitement des dossiers comptables et le suivi des budgets.
- Assurer la gestion et le suivi administratifs des équipements sportifs : rapprocher devis/bons de
livraison/facturation, suivi des conventions et émission des titres de recettes.
- Assurer le suivi des plannings des équipements, le suivi des manifestations sportives et la rédaction d'actes
administratifs (courriers, conventions, arrêtés, décision, délibération...).
Activités occasionnelles :
- Assurer le remplacement au secrétariat espaces verts
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un
budget, relance clients...).
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...).
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Participer aux missions d'autres services (distribution des chocolats, élections, évènementiel, réunions de
quartiers etc...).
- Suivre de l'aménagement du temps scolaire pour la pratique d'une activité sportive (relation
clubs/collèges/transport, conventions tripartites et transport des élèves).
Un temps de travail hebdomadaire est consacré pour la Communauté de Communes du Grand Autunois
Morvan dans le cadre de la gestion et du suivi des COSEC (plannings, relationnel avec les clubs, suivi du budget)