Les missions du poste
Sous l'autorité du·de la responsable du bureau, vous assurez l'enregistrement, le suivi et la bonne exécution des opérations de commande (demandes d'achat, engagements juridiques, valorisation du service fait, suivi des livraisons, archivage). Vous garantissez la qualité, la régularité juridique et comptable des procédures, et contribuez à la fiabilité des flux.
Vous intervenez également sur le suivi des workflows, le nettoyage des flux, l'enregistrement à l'inventaire si nécessaire, et vous assurez la traçabilité des pièces justificatives. Enfin, vous participez à l'amélioration continue du service et pouvez, selon les besoins, suppléer temporairement d'autres portefeuilles.
Vos missions principales :
- Saisir et suivre les commandes en dépenses pour un périmètre donné.
- Valoriser le service fait, attester les livraisons.
- Collecter et contrôler les pièces justificatives.
- Réaliser les engagements juridiques et suivre le flux jusqu'au paiement.
- Assurer la conservation physique et électronique des documents (archivage rigoureux).
- Gérer les workflows, suivre les rejets éventuels.
- Alimenter les tableaux de bord d'indicateurs liés à l'activité.
- Participer au nettoyage des flux comptables.
- Orienter et renseigner les interlocuteur·rice·s internes.
- Suppléer, si nécessaire, les collègues sur d'autres portefeuilles.
Le profil recherché
- Vous maîtrisez les logiciels spécifiques à l'activité (notamment Excel), et êtes à l'aise avec les outils numériques.
- Vous savez gérer votre activité dans le respect d'un calendrier et d'un cadre de gestion structuré.
- Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles : rédiger des mails, courriers ou comptes rendus est dans vos habitudes.
- Vous savez communiquer efficacement, à l'écrit comme à l'oral.
Connaissances
- Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques, en particulier Excel.
- Une connaissance de l'outil SIFAC est un plus apprécié.
- Vous connaissez l'environnement de l'enseignement supérieur, et en particulier le fonctionnement des universités.
- Vous êtes à l'aise avec les règles et procédures de gestion financière.
Savoir-être
- Vous faites preuve d'autonomie et d'esprit d'initiative dans vos missions.
- Vous avez un sens aigu de la confidentialité et des aptitudes relationnelles reconnues.
- Vous êtes à l'aise dans le travail en équipe, tout en sachant rendre compte de votre activité.
- Vous faites preuve de rigueur et de fiabilité dans le traitement des dossiers.
Bienvenue chez Université Claude Bernard Lyon 1
Infos complémentaires
Publiée le 06/04/2026 - Réf : 2026-2181758
